効率よく成果を上げるために欠かせないのが、業務プロセスの見直しと改善です。業務の流れを見える化できると、社内全体で業務の繋がりを把握しながら仕事を円滑に進められます。
しかし、「いざ可視化に取り組もうとしても、具体的なやり方がわからない。」「そもそもどこから手をつけたらいいの？」と戸惑ってしまいますよね。
そこで本記事では、業務プロセスを可視化するための方法や役立つフレームワークを解説します。必要な情報をわかりやすくまとめて、効率的に成果を上げられる職場環境を整えましょう。
業務プロセス可視化とは？
業務プロセスの可視化とは、仕事の一連の流れについて、誰が見ても理解できるようにまとめられた状態のことです。可視化をすると「いつ・誰が・どこで・どのような手段で」業務を実行しているかが一目瞭然です。業務の流れが明確化できると、これまで気がつかなかった無駄な工程や問題点などを見つけられます。業務全体の俯瞰的な見直しは、作業負担の削減の第一段階です。
業務プロセスを可視化するメリット
業務プロセスを可視化する主なメリットは以下の3つです。
●業務負担の偏りをなくせる
●社員間の作業に対する情報共有能力が高まる
●コストの削減に繋がり効率アップを達成できる
業務負担の偏りをなくせる
業務プロセスを可視化することで業務に臨む全員が、どのような業務にどうやって取り組むか把握しながら行動できます。全員が同じ指針を持ちながら作業に取り組めるため、1人に業務負担が偏りません。
業務負担の偏りは、少数精鋭で業務に励む中小企業で特に起こりがちな問題です。意図せず業務負担が偏っていた1人が急に退職したり長期休職をとったりすると、フォローができず業務が停滞する可能性があります。
業務プロセスを可視化しておけば、イレギュラーが生じた際に円滑な業務交代が可能です。各業務で必要なチェック項目を把握できるため、ミスも防げます。
社員間の作業に対する情報共有能力が高まる
誰がどのような仕事に取り組んでいるかが明確になると、社内全体の業務に対する理解が増します。
自分の部署や自分自身が関与している業務が、他部署に渡った後どのように扱われているのかを把握することが大切です。それができれば、担当者同士が連携を取り合いながら業務に励めます。
疑問が生じた際はどの部署の誰に聞けばよいかが、すぐにわかるため、作業時間のロスを削減可能です。情報共有能力の向上により、部署・担当者間のフォロー体制が整い、業務効率が高まります。
コストの削減につながり効率アップを達成できる
部署ごとに業務プロセスを可視化すれば、業務に対して発生するコストを正確に把握できます。
業務のコストを見える化することで、どの業務に時間がかかりすぎているかなどがわかり、最適性の判断につながります。
コストの原因がわかれば正しい対策を講じられるため、課題解決で発生するロスを最大限に抑えつつ効率アップの達成が可能です。
業務プロセスと業務フローとの違い
業務プロセスとは、業務一つひとつの手順・過程のことです。業務のスタートからゴールまで、どのように実施されているかの全体的な繋がりを指しています。
たとえば、営業活動（リード獲得→打ち合わせ→商談→成約→成約後のサポート）の流れで生じる各部署の業務は、すべて業務プロセスです。担当部署の異なりではなく、会社全体が営業をどのような手順で実施しているかが軸になっています。
業務フローは、業務のゴールにたどり着くために、一つひとつの工程（業務プロセス）がどのように実施されているかを示す図を指します。
業務プロセス（業務の手順・過程）を業務フロー図でまとめると、改善すべき課題の把握の明確化が可能です。
業務プロセスの可視化に有効なフレームワーク
業務プロセスの可視化に有効な主なフレームワークは、以下の4つです。
●BPMN
●ECRS(イクルス）
●5W2H
●4象限マトリクス
業務プロセスの問題点を見つける：BPMN
BPMN(ビジネスプロセスモデリング表記法）は、業務プロセスの過程をすべて可視化するフレームワークです。作業プロセスを、記号や線でわかりやすく示し、業務の仕組みに問題点がないか見直しを実施します。
業務の流れの中に条件分岐があったり複数のタスクを同時進行したりする業務での活用がおすすめです。一つの業務に複数チームで取り掛かっている場合は、各チームがどのように動いているかを把握できます。
取捨選択で業務をシンプル化：ECRS(イクルス）
ECRS(イクルス）では、無駄な工程や一つにまとめられる作業を洗い出して業務のシンプル化を図れます。
ECRS(イクルス）は、以下の頭文字を合わせたフローワークです。
①Eliminate(排除)：余計な業務を洗い出す
→例：すべての業務に対してマニュアルを作成しているが、〇〇と△△の業務に関しては不要ではないか？ など
②Combine(結合)：1つにまとめられる工程・細分化すべき工程がないか確認
→例：■■と★★の資料はほとんど同じ内容がまとめられているため、1つに集約して管理した方がいいのでは？ など
③Rearrange(入れ替え)：業務の優先順位を明らかにして効率を高める
→例：Excelやツールを活用してデータ集計を自動化・営業先への訪問ルートを入れ替えて効率よい動線を作る など
④Simplify(簡素化)：業務をよりシンプルに実行できるか検討する
→例：メールや報告書などのテンプレートを作成して社内で共有する・顧客とのやり取りはメールではなくチャットツールを活用する など
業務を細かく見直し、工程をまとめたり細分化したいと考えている方におすすめです。
業務の効率をアップさせる：5W2H
業務に関する情報により具体性を持たせるために役立つフレームワークが、5W2Hです。
5W2Hの詳細は以下のとおりです。
●When(いつ：業務発生のタイミング・作業の期日など）
●Where(どこで：業務を実施する場所・会議の開催場所など）
●Who(誰が：作業を請け負う担当者・取引先・顧客など）
●What(何を：どのような作業を実行するか）
●Why （なぜ：作業を実施する理由）
●How(どうやって：作業の実施方法）
●How Much(いくらで：作業にかかる費用）
最初にWhy(なぜこの作業に取り組むのか）を設定することで、業務を実行するための根拠を持てます。業務の本質を理解しながら具体的で軸に沿った行動を取れば、少ないコストで効率的に業務を終えられます。
業務の担当が変わる際に過不足なく情報伝達ができるため、チームで作業に取り組んだり、顧客ごとの情報を把握する必要があったりする職場におすすめのフレームワークです。
タスクの優先順位を整理：4象限マトリクス
4象限マトリクスでは、重要度と緊急度（業務を完了させる日程）の2軸を4つの領域に分けて、タスクの優先順位を判断します。
4つの領域は以下のとおりです。
●重要度 高・緊急度 高（すぐに完了させるべき重要なタスク）
●重要度 高・緊急度 低（時間をかけて取り組める、重要性の高いタスク）
●重要度 低・緊急度 高（重要度は低いがすぐに完了させたいタスク）
●重要度 低・緊急度 低（重要度が低く期日に余裕があるタスク）
業務のタスク数が多く、タスクの優先順位を判断しにくい場合におすすめです。判断の基準に緊急度が含まれるため、業務にかかる時間・コストから対応の順番を逆算できます。
チームで業務を進行している際は、重要度・緊急度の高いタスクに人員を割くなど工夫を凝らして効率的に成果を上げられます。
【5ステップ】業務プロセス可視化の方法
業務プロセス可視化の方法は、以下の5ステップです。
- 業務プロセスをフレームワークのフロー図を用いて可視化する
- 現在の課題を具体的に示す
- 業務の改善順と目標値を決める
- 業務改善に向けた施策を検討・実行する
- 施策の効果の検証・改善を繰り返す
ステップ1：業務プロセスをフレームワークのフロー図を用いて可視化する
業務に取り組むとき、どのような作業をどのような手順で実施しているか、可能な限り書き出していきましょう。タスクは担当部署や担当者だけでなく、取引先・顧客などの関係者と生じる業務も含まれます。
業務を各タスクごとに可視化したら、BPMNやECRSなどの最適なフレームワークのフロー図に各タスクを当てはめて、図を埋めていきます。
タスクの可視化が詳細なほど、次のステップで実施する問題点の洗い出しが簡単です。
コストを明確に把握したい方は、作業完了までの工程数・かかる時間・人員などの情報を具体的に書き出しておきましょう。
ステップ2：現在の課題を具体的に示す
作成したフロー図を参考に、タスクごとの問題点を考えていきます。業務がうまく進んでいない工程を見つけたら、なぜうまく進んでいないか原因の仮説を立てて、仮説のリストを作成しましょう。
思いつく仮説を洗い出したら、仮説を内容ごとに分類してください。
システムが古く操作がしにくい・必要のない（重複している）作業を実施しているなど、さまざまな原因が考えられるはずです。
どの過程・作業の内容でどのような種類の問題が起きやすいかを可視化できれば、最適な改善方法を導き出せます。
より本質を突いた課題の発見をしたい場合は、従業員へのヒアリングを実施しましょう。現場で働く人の感覚は、何よりも貴重な情報です。フロー図を見ているだけでは見つからない課題が浮かび上がる可能性があります。
ステップ3：業務の改善順と目標値を決める
現在の課題を具体的に洗い出したら、それぞれの深刻さや重要度・改善のしやすさを考えましょう。課題の状況を踏まえて、業務改善の優先順位を判断します。
判断の基準は、改善の実施で今よりどれだけ効果的に業務の達成を図れるようになるかです。
優先順位が決まったら各課題に対して、改善の目標数値を設定します。具体的な数値の設定は、何をいつまでにどれだけ改善するか計画を立てやすくするために重要です。
ステップ4：業務改善に向けた施策を検討・実行する
解決に向けて取り組む課題の順番と目標値が決まったら、どのように課題を解決していくか施策の検討を実行しましょう。
検討案が出たら、施策の実行で生じる費用・コストなどを調査して、実現可能な施策か検証をしてください。
ツールの導入・運用にかかる継続的な費用を含めて見積もりを取る、運用を開始する何か月前から社員研修を始めるかなど計画を立てるなどして、施作の実行時に起こりうるトラブルをできる限りなくしておきましょう。
ステップ5：施策の効果の検証・改善を繰り返す
施策で多くの成果を得るために重要なのが、施策実行後の定期的な効果測定・検証・改善です。
業務に対する最終目標と複数の経過目標を参考に一定期間ごとに様子見をすることで、経過目標と現段階の目標数値にズレがあるか判断できます。
ズレが少ないうちに施策の改善に取り組めば少ない労力で多くの成果を生み出せます。最も避けたいのは、施策で思うような効果が得られていないのに効果検証を実行していないため、改善の必要性に気付けない状態です。
多くのコストをかけて取り組む業務改善のチャンスを無駄にしないよう、定期的な効果の検証と改善を必ず実施してください。
より詳細な業務フロー可視化のためのマニュアルが欲しい方におすすめなマニュアルフォーマットはこちら：
業務フロー可視化のためのマニュアルフォーマット
無料あり：業務プロセスの可視化に役立つツールと事例
ツールを活用して業務プロセスの可視化に挑戦したい方におすすめのツールを3つ紹介します。
4000社以上の導入実績を誇る：TimeCrowd
TimeCrowd（タイムクラウド）/ 「業務時間を見える化」できる時間 …
TimeCrowdは、チームメンバーの業務時間の見える化ができるツールです。
シンプルで操作性の高い画面デザインが特徴で、4000社以上の導入実績を誇ります。
各メンバーが自身の業務内容や時間を記録してチーム間で情報を共有すれば、誰がどのような作業に取り組んでいるかや進捗状況が一目で把握可能です。
費用：要お問い合わせ（※ 2週間の無料トライアルあり）
URL：公式サイト
【活用事例】ツールの社内浸透率99％を達成｜株式会社ワークビジネスサービス
株式会社ワークビジネスサービスは、企業向けのビジネスサポートを提供しています。
日々の業務をエクセルで管理していたとき、各社員の業務状態をリアルタイムで把握できないという課題がありました。TimeCrowdを導入すれば、リアルタイムで業務情報を集計・可視化をして分析・改善を図れます。
網羅性の高いタスク表を簡単に操作できるため、導入2か月で99％の社員がツールを活用。チームメンバーの動きをリアルタイムで把握しつつコミュニケーションを図ることで、作業効率化の達成に成功しました。
参考：使用率99%！BPOベンダーに聞く、TimeCrowdを使ってもらう …
アイデアの創造を広げるデザイン性：Figma
コラボレーションインターフェースデザインツール – Figma
GoogleやMicrosoftなどの有名企業に導入されているFigma。無料のプラン(スターターチーム）は個人や小規模のチームでの利用や本格導入前のお試しに最適です。
多様なワイヤーフレームのテンプレートを、公式サイトでダウンロードできます。WebサイトやUIデザインなどのプラグインが豊富な点も魅力です。
URL：公式サイト
【活用事例】アプリデザインの内製化でユーザーの満足度が上昇｜みずほ銀行
国内最大規模を誇る、みずほフィナンシャルグループ傘下の みずほ銀行。
ユーザー向けアプリ みずほダイレクトのデザイン・開発を外注していましたが、作り上げたいデザインのイメージをうまく共有できない悩みを抱えていました。
そこでFigmaを導入。自社内のリソースでアプリの大幅リニューアルに挑戦します。ホワイトボードのように思考を広げられる機能「FigJam」で、アイデアを具体的に記してスピード感のある施策の実行に成功しました。
参考：みずほ銀行 – コミュニケーションの効率化で プロダクトの 。.. – Figma
データの自動取得で簡単分析：Qasee
Qaseeは、メンバーそれぞれの業務内容や作業時間などをわかりやすく可視化できるツールです。
日報などを作成して業務内容や時間を自己申告しなくても、ツール自体が自動で業務集計を実施してくれます。
収集した業務データを分析することで、作業の仕方に悩みを感じているであろう社員のフォローや業務の偏りの改善を図れます。
費用：要お問い合わせ（14日間の無料トライアルあり。人数制限なく全機能の利用が可能）
URL：公式サイト
【活用事例】残業の根本的な原因発見に成功｜株式会社エヌアセット
不動産事業や保育園の運営など、幅広い事業に携わる株式会社エヌアセットの課題は、社内全体の残業時間の多さです。
他社のツールで業務を可視化するツールを導入していましたが、収集したデータの確認に手間どり残業の原因を把握するための作業までたどり着いていませんでした。
そこでQaseeを導入して集めたデータを自動分析することに。作業効率の低いチームの洗い出しとヒアリングを敢行することで、ネットワーク環境が悪くシステムを利用する業務に時間がかかっていたことが明らかになりました。
手厚いデータ分析機能により、最適な業務改善を実施できた成功事例です。
よくある疑問：エクセルで業務プロセスの可視化はできる？
エクセルを用いた業務プロセスの可視化は可能ですが、手間をかけず簡単に業務プロセスの可視化をしたい方は、ツールの導入をおすすめします。
エクセルだとフロー図の作成などに膨大な時間がかかり、自社の業務に合わせたカスタマイズを加えたい場合はより高度な専門知識が必要です。
多くの部署の人間が業務プロセスの可視化に取り組む状況を考えると、誰もが簡単に使いこなせるツールの導入が効率的な作業促進につながります。
情報量が増えるほど必要な情報を見つけにくかったり、データが気がつかないうちに変更されていたりなど、エクセルで起きがちなトラブルの防止をできる点も大きなメリットです。
よくある疑問：自社で業務プロセスの可視化ができるか不安
自社で業務プロセスの可視化ができるか不安な方や必要な専門知識を持つ人材が社内にいない方は、プロへの相談がおすすめです。
通常業務に加えて業務プロセスの可視化に取り組むと、多くの時間と労力がかかります。知識がない場合は、知識習得のための勉強から始めなければいけません。
業務効率化を図るためのプロセスの可視化で、業務が滞ってしまっては本末転倒です。
本業に集中しながら質の高い業務プロセスの可視化を実行するためにも、プロへの依頼を検討してください。
業務プロセス可視化はMamasan&Companyにお任せください！
業務プロセスの可視化は、自社に最適なフローチャートを用いた業務過程の洗い出しを、どれだけ詳細にできるかがポイントです。
自身の通常業務に集中しながら、プロの手厚いサポートを受けて業務プロセスの可視化・業務改善を図りたい方は、ぜひ弊社のサービス「業務プロセス可視化職人™ | Mamasan&Company」をご利用ください。
業務プロセスのフローチャートや業務マニュアルで可視化することで、効率的でミスのない業務への取り組み方を社内全員で共有していただけます。
業務プロセスの可視化を通した、理想の業務過程とのズレ（作業時間・手順・担当者など)の分析で、差分フローチャートを作成。隠れているコストまで発見が可能です。
納得感ある業務プロセスの可視化を実施するために、弊社へのお問い合わせ・ご相談をお持ちしております！
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