テレワーク導入といえば、まずシステム構築や就業ルールなどを考えがちです。もちろん、業務環境や労働環境の整備なしでは始まりません。しかし、それらすべてが整ったとしても、テレワークの運用がスムーズにいかず悩む企業が多いのではないでしょうか。

それは、テレワークで業務を遂行するためのノウハウをもたないことが影響しています。実際にテレワークで業務を遂行していくためには、綿密なコミュニケーションと業務フローに沿って可視化された分散作業が必要です。

このようなノウハウは、専門家によるコーチング・教育により解決します。では管理者やテレワーカーに対し、どのような教育が必要なのでしょうか。コーチングの必要性や代行会社の情報も合わせて説明していきます。

テレワーク導入増加の背景にある要因

官民一体で推進する「働き方改革」の中で、テレワークは重要な役割を担っています。総務省平成30年度版情報通信白書にある「広がるテレワーク」の通信利用動向調査においても、テレワーク導入企業はゆるやかな増加傾向にあるようです。その背景にはどのような要因があるのでしょう。

【参考】「総務省_平成30年度版情報通信白書_広がるテレワーク」

生産性の向上

多くの企業がテレワーク導入の目的として、移動時間の短縮や業務の効率化などをあげています。場所や時間にとらわれず業務遂行させることに加え、通勤時間や移動時間の削減にも効果的です。時間を有効かつ効率的に使うことで、生産性の向上を目指すことができるでしょう。

オフィスのコスト削減

出張や移動にかかる旅費や交通費、さらにオフィスの環境整備にかかる費用など、テレワーク導入によりさまざまなコストの削減につながります。また、ペーパーレス化が進むことで、紙や印刷にかかる費用を抑えることも可能です。

労働環境の改善

労働環境の改善は離職防止の点でも必要です。テレワークを導入することで、細分化された業務を、それぞれの担当者が時間や場所の制約なしに作業できる環境を整えることができます。そのことにより、個人の時間を有効活用するなどのワーク・ライフ・バランスの向上が期待できるでしょう。

テレワーク導入にともなう3つの懸念

テレワークを導入することで得られるメリットは多くあるものの、なかなか導入に踏み切れない企業も少なくありません。テレワークの導入に関する不安点を詳しく見ていきましょう。

業務環境構築

テレワーク導入では、リモートデスクトップや仮想デスクトップ、またクラウド接続方式など、ワーカーが作業するためのシステム環境を構築します。専門的な知識を必要とするため、この時点で導入の検討を断念してしまう企業も多いのが実状です。

労働環境整備

テレワークを運用するためには、ワーカーが働くための環境をテレワークに沿ったものに整備しなくてはなりません。そのため、社内ルール構築や就業規則の見直しが必要となります。コミュニケーション不足や長時間労働などの問題が起きないよう可視化し、情報共有ができる体制を整えることが大切です。

スタッフコーチング・教育

テレワークによる業務が円滑に遂行されるよう、それぞれの立場に立ったスタッフへのコーチング・教育が必要です。特にテレワーカーを管理するスタッフには、実際にテレワーカーの業務進捗状況から勤怠管理までマネージメントする必要があります。そのためにも、ICTツールを使ってスムーズに管理できるよう、教育を受けることが重要です。

スタッフコーチング・教育はなぜ必要か？

テレワーク導入において、スタッフコーチングや教育研修は、業務環境構築や労働環境整備に比べ見過ごされがちな傾向にあります。社内のインフラ整備を万全にしても、実際に運用する人がテレワークに適応した動きをしなければ、テレワーク導入の意味がなくなってしまいます。新しい働き方への理解や意識改革はもとより、実際に運用するためのノウハウを専門家による教育研修やスタッフコーチングなどで得ることが、テレワーク導入の成功の鍵になると言えるでしょう。

コーチングの重要性を踏まえつつ、それぞれの教育方法を詳しく紹介していきましょう。

①リモートツールによる円滑な運用教育

まず、システム上にあるリモートツールで業務を遂行させていくための運用方法を知る必要があります。業務環境の構築は外部に委託できますが、実際に業務をおこなう人は多様なリモートツールを使って作業しなくてはなりません。

会議やコミュニケーションツールなど、通常社内で行われることをテレワークではどのように進めていくのか、各作業用ツールを用いてコーチングを受ける必要があります。

②業務の可視化とワークフロー作成教育

テレワーク導入の際に重要なのは、業務の可視化やワークフロー化です。誰が何をやっているかが見えにくいため、業務を切り分けてそれぞれの担当が何をどこまでやるかを管理する必要があります。

業務の切り分けとワークフロー作成のための教育を進めながら、リモート共有により可視化した環境の中で業務遂行できるよう指導を受けることが賢明です。

③テレワーカーの管理教育

テレワーカーの働きは目で見ることができません。そのため、勤怠管理や評価が困難になります。その対策として、勤怠管理ツールやマネジメント機能などを使ってテレワーカーの管理ができるようにコーチングする方法があります。

テレワーカーでの業務内容は、進捗状況などで効率や成果がわかりやすくなっています。時間当たりの生産性を評価や報酬といったことで反映させるなどの仕組み作りも必要でしょう。

不安解消！プロの代行会社が教育までサポート

テレワーク導入を検討している企業が増える一方、不安要素により消極的になってしまう企業も多いでしょう。その対策として、代行会社に委託することも選択肢の一つです。

最適で安定したシステム構築が可能

テレワーク導入をサポートする代行会社は、クラウド型や遠隔操作システムなど、保有するさまざまなソリューションを使って必要な環境システムを提案することが可能です。

それぞれの企業に合った環境システムを構築し、予算や実状に合わせて導入から運用までのサポートをおこないます。

運用ルールや就業規則をまとめて整備

初めてテレワークを導入する企業にとっては、テレワークのノウハウがないために、運用ルールや就業規定まで手が届きません。代行業者によっては、こういった労働環境整備をまとめて提案しているところもあります。

ICTツール導入で管理体制強化

独自のテレワーカー管理システムといった、ICTツールをもっている代行会社もあります。テレワーク導入の際、テレワーカーの管理は必須項目になるため、ICTツールを導入して管理体制を強化することは重要と言えるでしょう。

専門家によるコーチング・教育

テレワーク導入に関係するインフラ整備やシステム構築、さらには教育まですべてをパッケージにしている代行会社もあります。また、コーチングだけを委託することも可能です。テレワーク導入のノウハウに関しては、専門家に任せることが得策と言えるでしょう。

テレワーク導入はMamasan&Companyへ！

10年以上前からテレワーカーを活用し、バックオフィス業務、システム開発、クリエイティブ業務などのBPOサービスを提供してきたMamasan&Companyが、その実績を活かしてテレワーク導入支援サービスの提供をおこなっています。

https://mamabpo.jp/telework/

セキュアなシステムの構築

シンクライアント導入により、サーバー上にある仮想マシーンを遠隔操作し、情報をサーバーから持ち出すことなくオンライン上で業務をおこなえます。また、多種多様なICTリモートツールにより、コミュニケーションや労務管理などを円滑におこなえる環境を提供しています。

独自のテレワーカー管理ツール

Mamasan&Companyオリジナルのテレワーク管理システムである「ママポータル」を提供することで、クラウド上にセキュアな業務環境を構築できます。さまざま機能をもつことから、テレワーカーの管理をスムーズにおこなうことが可能です。

テレワークに必要な労働環境の整備

勤怠管理方法、社内規定、在宅環境整備など、テレワークに必要な労働環境の整備をサポートします。また、それぞれの企業に合わせた業務ルールや就業規則などの提案も含めたフルサポートが可能です。

テレワーカーや管理者へのコーチング・教育

Mamasan&Companyでは、あらゆる階級に対してテレワークによる働き方のコーチング・教育をおこないます。ICTツールによる運用方法からテレワーカーの環境整備にいたるまで、テレワークの導入や運用に困らないための教育を実施することで、スムーズな導入が期待できるでしょう。

安定したテレワーク運用を目指しましょう

テレワーク導入には、業務環境の構築や労働環境の整備が必要です。しかし、リモート環境を実現するためのシステム構築や便利なICTツールを導入しても、なかなか思うように運用できないことがあります。

そういった問題の対策として、専門家によるコーチング・教育が効果的です。また、テレワークの専門的なノウハウをもつ代行会社への委託により、コーチングも含めたテレワーク導入に関するすべてのサポートを受けることができます。

コーチング・教育を受けながら、スムーズで安定したテレワーク導入・運用を目指しましょう。

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