経費精算はアウトソーシングと楽楽精算で解消！

2020年5月28日 23:50 カテゴリー : BPO Times

経費精算業務をシステムごとアウトソーシングする企業が増えているのをご存知ですか？

これまで経費精算はアウトソーシングによる効率化が主流で、システムはオンプレミス型といった社内でシステム構築を行うものであったため、手間とコストの課題から導入に至らないケースがほとんどでした。

しかし近年の急速なクラウド型システムの構築は、導入時に発生するコストと手間の削減を可能にするため、導入を試みる企業が増加しています。

ただし、クラウド型システムでも効率化のできない業務もあり、この部分を補うためアウトソーシングとセットで活用されているのです。

ここでは、経費精算の現状とともに、会計システムとアウトソーシングの活用、そして「楽楽精算」と「Mamasan&Company」が提供するサービスについて紹介します。

経費精算とは？

経費精算とは経理業務の一部で、社員が会社の運営や業務遂行のために立替え払いした費用を項目ごとに仕分けし、社員に払い戻しをすることです。

経理担当者だけでなく申請する社員にも労力がかかる業務で、立替える回数が多いほど業務量が増加します。
そのため、従業員数の多い企業では、経理担当者の負担がさらに大きくなる傾向にあるでしょう。

主に手間がかかる業務として次の4つが挙げられます。

●　経費精算書の入力
●　交通費の料金確認
●　経費申請の確認と承認
●　会計ソフトの入力と支払い処理

経費精算書の入力

領収書などをもとに、経費精算書に入力を行い経理に提出するこの業務は、社員の負担となっています。

経費精算書の提出期限が遅れると自費扱いになる可能性もあるため、日々のコア業務に追われている最中でも申請を行う必要があります。

交通費の料金確認

電車やバスなどのルートを検索し料金を調べ、必要な書類に入力し経費として申請する方法は社員の大きな手間となっています。

外出する頻度の高い営業にとって、この業務は大きな負担となり、経理担当者にとっても同様に経路検索を行い確認するという作業が必要になるため非効率な業務といえます。

経費申請の確認と承認

経理担当者の手間となる業務に、経費精算書と領収書の確認があります。

金額や勘定科目の間違いがないか確認しミスがあれば入力をしなおす業務で、申請数が多いほど負担が増加します。

これは上長の承認でも同様のことが言え、従業員数が多い企業にとって労力が費やされる業務でしょう。

会計ソフトの入力と支払い処理

経費の集計と仕訳を行い、会計ソフトに入力する業務は経理担当者にとって大変面倒な作業です。また、申請者の立替経費や取引先への支払いをする振込み手続きは、時間がかかる業務であるため、従業員数や取引先の多い企業の経理担当者には大きな負担となっています。

会計システムを活用しよう！

従業員が多いほど負担のかかる経費精算を、効率化し問題解決する方法に会計システムの活用があります。

会計システムを導入し活用することで、次のような点が改善され効率化を実現することが可能になります。

経費精算書入力業務の短縮

領収書をスマートフォンで撮影し、書面の内容をデータ化することが可能となり、金額や購入先の情報を入力する手間を省くことができます。

また、スマートフォンなどを使用することで外出先からでも操作ができるため、勤務時間の短縮も図れるでしょう。

確認・承認作業の軽減

経理担当者の確認や、上長の承認作業が容易に行うことができます。

経理が他支店にある場合、領収書などを郵送する必要がなく、リアルタイムで確認することが可能となるでしょう。上長が長期出張中でも出先から承認してもらうことができるなど、確認と承認の作業がこれまでよりもスムーズになり効率化が期待できます。

領収書の管理が不要

領収書など紙媒体書類のデータ保存が認められた「電子帳簿保存法」に適応している会計システムであれば、紙での原本保管が不要になります。

これは原本紛失によるリスクの回避と、原本を発送する時間の短縮が可能となり、これまでかかっていた保管に要するコストの削減にもつながるでしょう。

ICカードやクレジットカードとの連携

ICカードで支払った交通費精算の申請は、連携されたシステムを活用することで容易に行うことができます。

この場合、申請者側の入力作業が不要になるだけでなく、経理担当者の経路検索と金額を確認する業務も不要となるため、大幅に負担が軽減されます。

またクレジットカードも同様に、利用情報を自動的に取得できるシステムを活用すれば、申請が簡単に行えるため、申請書の入力時間を削減することが可能となるでしょう。

経費精算はアウトソーシングしよう！

経費精算の負担を減らすことができる方法にアウトソーシング、外部委託の活用があります。

多くの企業で活用されている外部委託ですが、業務内容、増加している理由を踏まえ、業者を選ぶポイントを紹介します。

経費精算のアウトソーシングとは？

外部委託できる内容は、主に経理担当者が行う次のような業務です。

●　申請データと領収書の金額確認
●　請不備の問い合わせ
●　立替経費の振込データ作成
●　立替経費の仕訳作業

社員が立替えた申請データと領収書を突き合せ金額を確認する作業や、立替えた経費を銀行に振込むデータの作成、経費の仕訳作業は申請数が多いほど業務量が増える手間のかかる業務です。

また、申請された金額と領収書の金額の不一致やデータに不備がある場合、もしくは不正が発覚した場合には申請者へ問い合わせをする必要があります。

仮に信憑性がなく承認できない申請内容の場合、問い合わせ先の申請者が顔見知りであれば、社内の経理担当者にとってストレスのかかるものとなり、不正を見逃す可能性も出てくるでしょう。

これらの業務を外部へ委託することができ、外注先の企業は必要なデータや書類を送るだけで代行してくれます。

経費精算をアウトソーシングすべきメリット

アウトソーシングが増加する主な理由に、次のことがあげられます。

●　人件費削減
●　業務量の軽減

精算業務は手間のかかる作業ですが、外部へ委託することで業務に関わる人件費を削減することが可能になります。

社員であれば必要となる社会保険や教育費、必要な人材の募集から採用までの採用活動費などが人件費にあたります。

従業員数の多い企業では、経理担当者の人員も増加傾向にあるため、人件費も割高になります。

しかし、外部委託を活用すると固定費のかかる人件費より、業務量により変動する外注費の方が安くなり、コスト削減につながっている企業が多いでしょう。

また、申請内容の確認や仕訳などの煩雑な業務の外部委託は、経理担当者の業務量を大幅に減らし負担を軽減しています。

このように経費精算の外部委託は、経理業務の人件費削減と業務量の軽減を実現可能にするため、多くの企業で活用されるようになったと言えます。

アウトソーシング先の選定ポイント

では実際に精算業務を外部へ委託すれば、必ずコスト削減と業務量の軽減となるのでしょうか。企業により求める範囲や提供されるサービス内容に違いがあるため、一概にそうと言えないのがアウトソーシングの難しいところです。

システム導入によって初期費用が高くなり、コスト削減につながらないという費用面の違い、自社の負担となっている業務は外注できない、納品されたデータに不備があるなど、企業によって業務の質や内容に違いがあります。そのため外部委託をする外注先の選定には注意が必要です。

外注先の企業を選定するポイント3つを見てみましょう。

●　入力の自動化
●　クラウド型精算システムの活用
●　業務内容

申請する際に提出する申請書の入力を自動化していることは、外注先を選ぶポイントになります。申請する社員にとって、申請書類の入力は手間のかかる業務であるため、この業務が自動化され時間と労力を費やす必要がなくなれば、コア業務に集中することができます。さらに、入力間違いなど人為的なミスも発生しにくくなり、より業務の正確さが向上するでしょう。

また、クラウド型システムの導入・活用している企業であれば、申請から振込までの業務時間を短縮することが可能になります。クラウド型のシステムは、導入時の費用と手間がかからないため、過剰な費用を負担する必要はありません。

さらに、自社のニーズに合う業務が遂行できる企業であることは、企業を決める大きなポイントになります。経費精算だけでなく財務関係の業務委託や、経営戦略でのコンサルティングができる企業などもあるため、必要に応じ対応可能な企業を選ぶのが得策です。