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プロジェクトは丸ごと外注!?リソース不足を解消しよう

2020年4月30日 10:00 カテゴリー : BPO Times

プロジェクト成功への道は、プロジェクトマネージャーの力量と必要なリソースを準備することにかかっているといっても過言ではありません。

しかしながらプロジェクトマネージャーやプロジェクト全体のリソース不足のために、プロジェクトが失敗に終わったり、新しいプロジェクトを断念している企業も多いことでしょう。

そこで、プロジェクトを一括で請け負っている企業に外注してみてはいかがでしょうか。現在はプロジェクトマネージャーのみならず、プロジェクト全体を請け負う会社が増加しそのサービスは会社によって様々です。

今回はプロジェクトのリソース管理の重要性を含めながら、外注することによるメリットとおすすめの企業を紹介します。

プロジェクトにおけるリソース管理の重要性

プロジェクトマネージャー(以降PM)は、企業のプロジェクトの総合責任者で、進行管理を行う役割のことです。

そしてリソースとは、プロジェクトを遂行する上で、設備や資金、人材、技術など、プロジェクトに必要な様々な資源のことをいいます。

このリソースを管理することは、大きなプロジェクトほど重要度が高まり、プロジェクトチームを効果的に効率よく成功に導く鍵となります。

では具体的に、リソース管理を行うことでどのようなメリットがあるか見ていきましょう。

プロジェクトの全体が確認できる

リソース管理を行うと、プロジェクトの全体を把握することが可能です。

リソース管理を1つにまとめることで、プロジェクトの進捗状況や仕事量などの情報が得られ、必要に応じて変更することができます。特にプロジェクトに遅れがみられるときは、どのチームがスケジュールから遅れているか、オーバーワークになっているかの把握することが可能で、早い段階で何かしらの対策を講じることができため、適切な判断をする材料になるでしょう。

業務を適切に分配できる

リソース管理を行うことで、プロジェクトチームのメンバーそれぞれが、どの業務に適しているのか判断が可能です。いわゆる、適材適所に人を配置することができます。

また業務の負担が多いのは誰か、余力があるのは誰かを管理し、プロジェクトを円滑に遂行していけるでしょう。

具体的な目標を立てることができる

リソース管理を行うことによって、現実的に達成できるか計画することができます。目標は、漠然とした達成できないものでは意味がありません。リソースを明確にし、今のリソースで何ができるか、足らないものは何かを確認することで、より確実な目標を立てることができるでしょう。

リソース不足による失敗理由

プロジェクトの大きな失敗の原因の1つは、リソース不足とあげている企業も少なくありません。ではリソース不足のまま、プロジェクトを進行していくとどのようなことが起こるでしょうか。

具体的に、どのような場合にプロジェクトが失敗するのかをみていきましょう。

人材不足による失敗

プロジェクトで最も必要なのは、プロジェクトを遂行する人員確保です。PMに適した人材がいなければプロジェクトはまとまらず、実際に作業するチームメンバーが不足していれば作業は滞り納期に間に合わず、プロジェクトは失敗に終わります。

また人数が揃っていても、業務内容を熟知したメンバーがいなければプロジェクトは進みません。適材適所に必要な人数の配置が必要です。

システム不足による失敗

どんなに優秀な人材が揃っていても、プロジェクトを遂行するにあたって必要なシステム、環境が整っていなければ失敗します。システム不足は業務が滞り業務量が増えるだけでなく、タスク管理やスケジュール管理も難しくなるでしょう。

業務量の増加はチームメンバーのオーバーワークにも繋がり、身体的にも精神的にもメンバーにかかる負担が大きくなります。

資金不足による失敗

人材確保にもシステムなどの設備整備にもコストが発生します。
プロジェクトに必要な資金が不足すれば、遂行に必要なものが揃えられないためプロジェクトは失敗に終わります。

どの部分でいくらの予算が必要か、予算を明確に立てましょう。

目標を設定しないことによる失敗

プロジェクトの目標が具体的に定まっていないのも、失敗の原因の1つです。目標の定義がないと、何を優先的に行えばいいか把握できず、時間や労力など無駄になるケースも少なくありません。また目標設定がないままプロジェクトを進行していくと、会社の戦略から大きくずれる可能性があります。

リソース管理を行い、具体的な目標設定をし、プロジェクト全体で達成していくことが大切です。

プロジェクトを外注するメリット

プロジェクトの成功には、リソースの確保と管理が必要です。しかしながらすべてのリソースを整えることは、容易ではありません。

そこで、プロジェクトを外注するという方法があります。現在はPMのみならず、プロジェクト全体を一括で請け負う企業も増え、会社によってサービスも様々です。

では具体的に、外注することによってどのようなメリットがあるか見ていきましょう。

専門的な人材が揃っている

外注では、適材適所の人材が確保されているため、社内では難しい人材確保も、外注することによって問題は解決します。

また委託会社ではより専門的な知識を持つ人材がすでに用意されているので、業務の知識不足によるプロジェクト進行の遅延が起こりにくいでしょう。

プロジェクトマネージャーのみ外注する場合やプロジェクト全体を一括で外注するなど、自社にとってどのサービスを選択すればいいか確認することが必要です。

設備や環境が整っている

プロジェクトを確実に成功するためには、システムなどの設備やチーム編成などの環境を整えることが大切です。これらを自社ですべて整えるには、多くの時間と費用がかかります。

委託会社ではすでに設備も環境も整った状態でプロジェクトを進行するため、手間と時間を大幅に削減できるでしょう。

社員がコア業務に集中できる

プロジェクトを一括で外注することにより、自社の社員は他のコア業務に専念することができます。プロジェクトは単発的なものが多く、普段の業務と兼任して行うメンバーも少なくありません。

プロジェクトを外注すれば、社員は本来やるべき重要な業務に集中することができるので、会社の組織全体の生産性があがることでしょう。

コストが削減できる

プロジェクトに必要なシステムを整備するには、想像以上に費用が発生します。また人材確保では、新しい社員の募集や既存社員の育成など通常の人件費以外の面でも資金が必要になるでしょう。

しかしながら外注することにより、初期のシステム整備や人材確保の費用は削減され、状況によっては人件費も低くなる場合があります。

プロジェクトに必要な資金を計算し、より効率的にプロジェクトを成功に導いていくことができるか見極めることが必要です。

外注のおすすめの企業

PMやプロジェクトの外注を請け負っている企業は数多くあり、どこに外注すればいいか悩むことも多いでしょう。
今回は、特に実績のあるおすすめの3社を紹介します。

Mamasan&Company

https://mama-sun.com/jp/operating/

世界中のテレワーカーが約300名在籍し、2008年から10年以上にわたりBPOサービスを行っている企業です。経理や会計などのバックオフィスサービスやコールセンター業務、システム開発など幅広い分野で実績があります。

Mamasan&CompanyではPM業務のみの請負から、プロジェクトの一括請負まで顧客のニーズに合わせて対応してくれるのが特徴です。

専門的な知識を持つ人材やPMを経験している人材が数多く在籍し、システム開発のノウハウによって、プロジェクトを成功へと導いてくれるでしょう。

日本プロジェクトソリューションズ株式会社

日本プロジェクトソリューションズは、プロジェクトマネジメントの専門会社で数多くのプロジェクトに成功しています。

プロジェクト実行支援サービスやPMOサービスなど、様々なプロジェクトマネジメントをサポートし、各種プロジェクトマネジメント有資格者が在籍しているのが特徴です。

シグニフィ株式会社

シグニフィでは、システムコンサルティングやアウトソーシング業務に加えプロジェクトマネジメント代行・支援サービス、PMOの立ち上げ・運用サービスを行っています。

プロジェクトの成功のために、企画段階からマネジメントをし、プロジェクトを成功に導くサポートを行っているのが特徴です。

まとめ

ITプロジェクトは半数以上が失敗に終わると言われており、その大きな原因の1つがリソース不足です。リソースが整っていた場合でも、きちんと管理を行わないと時間とコストが無駄になることが予想されます。

自社でPMやすべてのリソースを準備することが難しい場合は、プロジェクト全体を外注することが得策でしょう。委託会社は専門的な人材と環境をすでに整えてあり、リソース管理を行いながらプロジェクトを成功に導いてくれます。

自社にとってどの業務で何が足りないのかを把握し、外注も視野に入れながらプロジェクトの成功を目指していきましょう。