経費精算は申請者だけでなく承認者も時間と手間がかかる、とても面倒な作業です。
近年では、経費精算を従来の紙ベースの作業ではなく、システム上で申請から管理まで効率化することが求められています。そこで、外注の経費精算ワークフローシステムを利用する企業も増えてきました。
経費精算ワークフローを導入することで、経費精算の作業が効率化するだけではなく、入力ミスの軽減へ繋がります。
今回は、経費精算ワークフローの導入のメリットやデメリットをおさえながら、目的別の選び方も紹介します。自社にとって業務の効率化できる方法を検討していきましょう。
経費精算ワークフローとは？
経費精算ワークフローとは、経費精算業務を全て電子的に行えるシステムのことです。申請者は手書きやエクセルを使用する代わりに、システム上のフォーマットに入力するだけで申請業務が完了します。申請後は承認者に通知が届き、システム上で内容の承認が可能です。
システムで管理しているので、申請者も承認者も、また受理する管理者もステータスを確認することができ、業務の漏れやミスを減らすことができます。
経費精算ワークフローのメリット
従来の紙ベースの経費精算の方法では、多く時間と手間がかかっていました。それでは、経費精算ワークフローを導入することで、自社にとってどのようなメリットがあるでしょうか。
作業の手間と時間の削減
申請・確認作業では、申請者、承認者、管理者の手間がそれぞれ削減されます。入力をシステム上で行うため、決裁者が不在の場合でも申請、承認の業務処理がスムーズに行うことができます。
代行会社の中には、申請者がスマートフォンで撮影した領収書や手書きの領収書を代行入力するサービスもあるため、時間と手間が格段に早くなると言えるでしょう。
また、業務をシステム化することにより書類をプリントする手間がなくなり、ペーパーレス化の期待もされます。そして過去の申請を確認する際は、書類で探す必要がなくシステム上で検索することが可能です。
トラブルを未然に防ぐ
申請内容に不備があった場合、個人間でのやりとりで行うと進行状況を把握することは困難です。しかし経費精算ワークフローを利用することで、システム上でコメントを書いて申請を差し戻すことが可能になります。
また、物品購入に対して稟議の履歴が必要な場合は、誰の承認で購入したのかの状況をシステム上で全て把握することができます。
常に申請内容の進行状況を把握することができ、ミスやトラブルを未然に防ぐことが期待できるでしょう。
全てのデータの一元管理が可能
広い範囲での支店を持つ企業であれば、経費データを集めて経費精算をすることはとても大変な作業になります。経費精算システムを導入すると、これらのデータを一つにまとめて経理部門で一括に管理することが可能です。
また、申請内容もシステム上で確認することができるため、申請状況の確認や時間にも余裕を持つことができるでしょう。
経費精算ワークフローのデメリット
経費精算ワークフローを利用することで、多くのメリットがあることはわかりました。導入前にデメリットも確認して、対策を考えておきましょう。
システムの導入コスト
経費精算ワークフローを導入することで、経理担当者の業務量や手間が減り残業カットなど人件費の削減につながります。しかし、事業内容や従業員数によっては、システムの導入コストが負担になる可能性もあります。
また導入コストだけをみてワークフローシステムを導入してしまうと、自社の業務や規模に合わないという問題が発生する可能性もあるでしょう。
システムの導入を検討の際には、事業内容と導入費用をしっかり確認することが大切です。
情報漏えいの危険性
ワークフローシステムは、社内のパソコン上だけではなく外出先でスマートフォン内での操作が可能です。しかし、外出先でスマートフォンやノートパソコンなどが盗難や紛失に遭った場合、社内情報の漏えいに繋がる危険性があります。
また、セキュリティ意識が低い社員が多い場合、ワークフローシステム導入がセキュリティリスクを引き起こす原因になる可能性も考えられます。全従業員にログインパスワードを徹底させ、危険管理への意識向上を図ることが大切です。
社員が変化に対応できない可能性
新しいシステムを導入する際に、社員全体に把握してもらうことが第一です。しかし「新しいシステムの使い方を覚えられない」という理由から変化に対応できず、業務効率が悪くなる社員がいる可能性もあります。
その結果、従来の紙ベースの申請方法とシステムによる申請方法と2つのフローを行わなければいけない可能性があり、経費精算が今まで以上に複雑化することも考えられるでしょう。
また組織変更され、承認ルートが変更された際などメンテナンスが容易に行えないシステムでは変更の対応が遅れてしまい、システムが活用されなくなる可能性もあります。
目的別！経費精算ワークフローシステムの選び方
経費精算システムには、さまざまな目的にあわせた種類があります。
自社の目的に合わせた経費精算システムを導入することが大切です。
社員の入力作業の効率化目的の場合
社員が経費精算入力の際に、手間やミスを軽減したい場合は、領収書のスキャン機能やICカード連携対応などに強いシステムがおすすめです。
該当する項目に領収書を添付して申請するという一見シンプルに見える作業ですが、数が多いと複雑化します。そこで申請時の入力作業が軽減すると、申請後の経理担当に余裕ができミス防止に繋がるため、社内全体で効率化が期待できるでしょう。
経費精算の対象が決まっている場合
交通費や出張費が決まった社員しか使用しないといった企業であれば、多機能に使える経費精算システムでは無駄になる可能性があります。
交通費精算に特化しているサービスは多いので、交通費精算が主であれば、定期券対応など交通機能が充実しているサービスを選ぶのがおすすめです。
システムサービスの中には、交通費と勤怠が一体化している機能もあります。シンプルな機能のみ利用したい企業は、一度検討してみるのもよいでしょう。
場所を選ばずに使用したい場合
社内に限らず外出先でも業務をすることが多い場合、スマートフォンで申請から承認の全てができるサービスを選ぶとよいでしょう。
このサービスを利用することで外出先での時間を無駄にせず、経費精算の業務が行えます。また、締切日にまとめて提出することが減り、経理側の作業も大幅な効率化が期待できます。
海外出張で使用する場合や外国人の多い企業では、多国語対応もポイントにいれると良いでしょう。海外出張の際、為替レートへの自動変換機能を展開しているサービスもあります。
おすすめ経費精算システム企業
経費精算システムについては、企業によって必要となるサービスが異なります。
自社にとって必要な情報を踏まえ、ぜひ参考にしてみてください。
楽楽精算（株式会社ラクス）
楽楽精算は、国内導入数ナンバーワンの経費精算システムです。
特徴は作業フローのカスタマイズがしやすく、それぞれの会社にあわせたシステムをスムーズに導入することが可能です。
また、サーバーはデータセンターに設置されセキュリティの監視や災害時に備えたバックアップ体制をとっているので、安心してお任せすることができます。
料金プランはユーザー数に応じて変動し、幅広い事業規模に対応できるシステムなので、将来的に従業員数が増えることが見込める企業におすすめです。
https://www.rakurakuseisan.jp/
Concur Expense（株式会社コンカー）
Concur Expenseは、スマートフォンへの対応やシステムデザインの見やすさに定評があります。機能面では、基幹システムと会計システムが連携しているので、ビジネスと支出発生源が一緒に確認することが可能です。またワークフローの設定も柔軟なので、規程に違反があればアラートでお知らせしてくれます。
多国語、多通貨にも対応しているため、社員の海外出張やが海外支店がある企業におすすめです。
RECEIPT POST（株式会社BEARTAIL）
レシートポストの特徴は、領収書の自動入力と写真読み取り機能の精密さが業界ナンバーワンのシステムです。撮影データをオペレーターが代行入力しており、領収書入力をダブルチェックしているため、ミスがなく安心して任せることができます。
また、交通費の経費精算も自動連携することができるため、全ての経費精算行程で自動入力で申請から承認まで行うことが可能でしょう。
初期費用、月額費用ともに0円から始めることができ、作業にかかるコスト、時間を軽減したい企業におすすめです。
まとめ
時間も手間もかかる経費精算は、ワークフローシステムを利用することで解決することができます。外注へ依頼する企業が増加しているものの、まだ自社で行う企業も少なくありません。
経費精算ワークフローを利用することで、作業効率が向上し作業ミスを減らすことができるなど多くのメリットがあります。
経費精算ワークフロー導入時は、自社の目的に合うワークフローシステムを選ぶことが大切です。また、社内の業務ワークフローの見直しの絶好の機会にもなるので、一緒に見直してみてはいかがでしょう。
この記事は役に立ちましたか？
ご不明点がございましたら、
以下のフォームにてお気軽にお問合せください！
記事についてのご質問
この記事について、あなたの「もっと知りたい！」にお答えします
