領収書の保管、申請書の確認、差し戻し、小口現金の管理など経費精算業務は、毎日発生し経理担当者はその対応に追われます。会社の成長や社員の増加に伴い、こうした業務はますます忙しくなり会社にとっても大きな負担となるでしょう。

どうして経費精算業務は煩雑なのか、業務を面倒だと思わせる要因を理解し、その問題を解決するための一つの方法である「クラウドサービス」について知識を深めていきましょう。

なぜ経費精算は煩雑になるのか

経費精算業務は会社の成長や、従業員の増加に伴い業務量が増えていきます。営業活動を行う以上、交通費、出張費、飲食代、事務用品費など様々な項目で経費が発生するため、避けては通れない事務手続きです。4人に3人が面倒だと感じている「経費精算」の煩雑さの要因について触れていきましょう。

【参考】「マネーフォワード_経費精算に関するアンケート調査」

領収書の保管

経費精算で経理が一番大変だと思うのは領収書の保管です。大きな会社ともなれば、一か月の領収書は何百枚にもなります。そのうえ、法人や青色申告者は領収書の保管期間が7年と定められており膨大な数の領収書を長きにわたり管理していかなくてはなりません。

申請書の作成

会社既定の申請書への手記入、もしくはエクセル入力が必要で会社のパソコンからしか作成できない、領収書の添付、社内の運用ルールの遵守など払い戻しを申請する社員も経費精算については面倒に感じています。

申請書のチェック・差し戻しへの対応

申請書の内容に不適切な点がないかどうかの確認も大切な業務です。申請書と領収書との金額に間違いがないか、必要な項目はきちんと記入されているか、経費の内訳内容に問題がないかどうかを、全て確認していかなくてはなりません。さらに、こちらの確認作業に加え、書類不備による差し戻し対応も業務を増やす原因となります。

会計ソフトへの手入力

経費としてあがった項目は、それぞれ仕分けし会計ソフトへの入力が必要です。申請内容によっては摘要欄への入力も必要となり、正確さが求められる大切な業務でありながら、単純作業であるため面倒に感じる人も多いでしょう。

経費精算クラウドーサービスを利用するメリット

クラウドサービスを利用することによって、業務を自動化し煩雑な経費精算の負担を大きく軽減することが可能です。クラウドサービスで利用できる経費精算の機能について大まかにまとめていきましょう。

領収書の管理が不要

電子帳簿保存法に対応したクラウドサービスを利用することによって、領収書の原本保管や管理が必要なくなります。領収書は、電子データとして一括保存管理され、検索や検証が簡単に行うことが可能な点も魅力です。

申請書の作成

スマートフォンなど携帯端末からの作成が可能になり、いつでもどこからでも申請できます。領収書をスキャンするだけで金額が申請書に反映され、原本の添付も不要となり申請の手間が大幅に軽減することが可能です。

自動差し戻し機能

単純な記入漏れや経費精算規定に沿わない申請に際し、自動的な差し戻し、警告が出るようにするなどの機能があります。基本的な適用仕分けのミスや、必要項目の入力不備、対象金額外など、あらかじめ決められた会社の規定に反する申請はこの段階で即座に自動で差し戻されます。

会計ソフトへとの連動

経費精算のクラウドサービスは、会計ソフトに合わせCSV形式でデータ出力することができます。そのデータを取り込むだけで会計ソフトに反映され、手入力の手間が省けるうえ人為的なミスも防ぐことが可能です。

経費精算を自社で行うかBPOを活用するか

クラウドサービスを活用すれば、経費精算の業務負担を大幅に減らすことが可能です。しかし、もう一歩踏み込んで、経費精算を全て外部の専門企業に委託し代行してもらう「BPO」にしてしまうのも業務効率化の大きな手段といえます。システムのみの導入、BPO、それぞれのメリット・デメリットについてそれぞれまとめていきましょう。

【関連記事】「BPOとは? 需要が高まる背景と導入前に知っておくべきポイント」

システムのみを導入するメリット・デメリット

システム導入のみを行い経費精算業務を自社で行う一番のメリットは、一元管理化ができ自社で行うという安心感が得られるという点です。また、処理を社内で行うので処理時間のタイムラグが少なく迅速な対応が取れます。

一方デメリットとしては、他のシステムの共存への対応、フローの変更など知識を持った従業員が必要となるため、運用担当者の採用コスト、離職リスクを抱えることとなります。

経費精算業務をBPO化するメリット・デメリット

BPO化のメリットは一番大きなものとして人件費の削減です。単純な確認作業、定型の業務などをBPO化することにより、社内の経費精算にあたる従業員の人件費を削減できます。経理業務を専門の会社ですので、安定した業務をうけられることも利点です。

デメリットとしては、処理時間のタイムラグ、イレギュラーへの対応、社外へ情報を出すことの情報漏えいリスクがあげられます。

「楽楽精算」を活用したBPOとは

「楽楽精算」のクラウドーサービスを提供しているラスクが、パートナーシップを結んだBPO業者をとおして、バックオフィスのサポートを複合的に行うBPOサービスとなります。

【参考】「楽楽精算_国内導入数No.1！あらゆる精算業務を簡単に」

「楽楽精算」と販売パートナー

「楽楽精算」を提供しているラスクが、販売パートナーとして認めた業者のみが、このクラウドサービスを利用したBPOを行うことができます。パートナーとして認められるのは、ラスクが提示する規定の条件を満たした業者だけとなっています。

「楽楽精算」の主な機能

経費精算業務を格段的に効率化させる「楽楽精算」にはさまざまな機能があります。その機能の一部について触れていきましょう。

・領収書読み取り機能（AI機能搭載）
専用アプリから領収書を写真撮影すると、金額・取引先・受領日が自動でデータ化され、経費精算業務にかかる手入力の手間とミスを大幅に削減可能です。さらに、電子帳簿保存法に対応しており、原本での領収書の保管が不要となります。

・ワークフロー（承認フロー）の柔軟な設定が可能
精算金額や内容による承認ルートの変更、部署や等級による各個人のワークフローなどの細かな設定が可能です。申請時にあらかじめ設定されたルールで自動的に振り分けられるので、運用ルールが遵守され、申請書の差し戻し回数を大幅に減らすことができます。

・自動仕訳、会計ソフトへのデータ作成
申請する項目に勘定科目と税区分を紐付けることができ、申請時点で自動で仕訳が完了します。「楽楽精算」から出力したCSVを取り込むだけで会計ソフトへデータの入力が完了し、仕分けしなおす手間や、会計ソフトへの入力を省略可能です。

このほかにも、振込データ（FBデータ）作成、クレジットカードとの連動など、業務改善につながる便利な機能がたくさんあります。

「楽楽精算」とBPO

既存の経理精算のクラウドサービス「楽楽精算」を活用することによって、業務自体の効率化が図ることができます。また、業務の効率化によってBPOに出すコストを抑えることができ、委託先との業務のやり取りもスムーズになります。

また、「楽楽精算」は、システムとしての導入実績が5,000社以上、顧客満足度も94％を占める信頼できるクラウドサービスです。信頼性の高いクラウドサービスを利用したBPOですので、導入の際にも一定以上の品質が保たれる安心感があるでしょう。

「楽楽精算」BPOならMamasan&Company

https://mama-sun.com/jp/rakuraku/

Mamasan&Companyは「楽楽精算」を提供している株式会社ラクスから認定を受けた正規販売代理店です。Mamasan&Companyの「楽楽精算」を利用したBPOの特長についてご紹介します。

「楽楽精算」の設定代行

会社のフォーマットやフローに合わせたカスタマイズ設定から代行をお願いできます。「楽楽精算」の知識を持つスタッフが担当者になり、フローの作成から設定までを一任できます。

会社状況に合わせた柔軟な対応が可能

領収書の原本による保管管理の代行、フローの作成、会社の会計ソフトに合わせた個別対応など、それぞれの会社状況に合わせた柔軟な対応が可能です。また、外部によるチェックが入るため申請フローの徹底も行うことができます。

安心の二重チェック

Mamasan&Companyの中でも、申請内容に対しての細かな確認の際、担当者と作業者のそれぞれのチェックが入る「二重チェック」を採用していることもあり、安心して任せることができます。

まとめ

クラウドサービスの導入やBPOの活用は、経費精算業務の負担を大幅に軽減できる画期的な方法です。これらの方法を上手に導入すれば、煩雑な領収書の管理や、申請書の差し戻し対応、振込の手間などさまざまなことから解放され、より生産的な業務への注力が可能となります。

クラウドサービスの一つである「楽楽精算」は、領収書の画像取込み、承認フローの設定など様々な機能があり、運用ルールの遵守や業務の効率化ができる優れたサービスです。さらにこのサービスを利用したBPOを導入することによって、業務負担を減らすことができます。

上手にサービスやBPOを活用し、煩雑な経費精算の手間から解放されましょう。

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