「繁忙期の経理業務の負担を減らしたい」
「毎日の経理業務を軽減したい」
そう思う経理担当者は多いのではないでしょうか？
経理業務は会社の経営状況が数値で可視化される重要な業務です。
しかし、日々のデータ入力やチェックが多量な業務が中心のため、担当者にとって大変負担の大きい業務となっていることでしょう。 この経理業務を外注する企業が近年増加しているのをご存知でしょうか？
これは業態、業種だけでなく、顧客に合わせたアウトソーシングサービスの提供ができる企業が増加していることが考えられます。 ここでは外注可能な経理業務の内容から、おすすめの外注先企業をご紹介しましょう。
外注できる経理業務
外注できる経理業務にはどのようなものがあるのでしょう？
委託可能な業務のうち、主な業務4点をご紹介しましょう
入出金の記帳
日々の入出金の記帳業務を外注することができます。
記帳業務は領収書や請求書など、日々の取引で発生するデータを会計システムなどに入力、集計する業務です。
これは経営に関わる資料作成のもとにもなるので、正確性をもとめられるとともに大変手間がかかるものでしょう。
記帳を外注すると経理専門のスタッフが遂行するため的確なデータが期待でき、さらに自社の経理担当者の負担を減らすことも可能となります。
経費精算
外注できる業務に経費精算があります。
経費精算は領収書やクレジットカードなどの利用情報を会計システムなどへ入力し、従業員や支払先の口座に入金する一連の業務です。
経費清算は従業員が多い企業であるほど業務量が増加する傾向にあるため、外注することで担当者の負担が軽減されることでしょう。
売上、売掛金、買掛金の管理
売上や売掛金、買掛金の管理業務を外注先へ委託することも可能です。
これは発注データや書類、顧客情報をもとに、請求書発送から売上の仕訳、回収など一連の管理業務を指します。
外注先はこの管理業務をノウハウと経験を活用し、正確に処理を完了することも可能でしょう。
請求漏れや売掛金の未回収といったトラブルの回避が可能となり、会社の信用をなくすリスクを減らせるのではないでしょうか。
決算業務
決算期に作成が必要な決算書類、資料の作成業務をいいます。
決算業務は1年間の収入と支出を計算し、利益と損失を算出する業務で、日々おこなっている経理業務の記帳データがもとになります。
外注先に委託すると決算の繁忙期に、煩雑な決算業務をスピーディに遂行してくれるでしょう。 また1年間の記帳業務を含め、決算業務までおこなう企業もあるため、大変便利なサービスではないでしょうか？
経理業務外注のメリット・デメリット
経理業務を外注する場合に発生するメリットとデメリットはどのようなものがあるのでしょう？次にメリットとデメリットを述べていきます。
経理業務外注のメリット
経理を外注すると次の4点のメリットが期待できます。
・主力業務に集中できる
・専門性の高い業務
・コスト削減
・必要な時に利用可能
経理を外注先企業に委託した場合、経理担当者の業務量が減少します。
人員を商品の開発や、集客に必要なマーケティングなどの生産性を高める業務である主力業務へシフトチェンジできるでしょう。
この業務量の減少は人員を増やす必要がなくなり担当者の残業も減るため、コスト削減にもつながります。また繁忙期といった年末年始や年度末だけの利用も可能です。 業務量が増加する時期に活用すると、残業などで発生する人件費の削減が期待できるでしょう。
次に経験や知識が豊富な専門家が業務を遂行するため、作成資料やデータの正確性は高くなります。 また専門家による作業は工程に無駄がなく効率化されているので、スピーディな対応も可能となります。
経理業務外注のデメリット
ここまで、経理外注のメリットを述べてきましたが、メリットばかりではないのが現状です。
経理を外注した場合に生じるデメリットは次の３点が予想されます。
・自社にノウハウが蓄積されない
・急な対応ができない
・自社の情報漏えいの可能性
自社で業務に携わらないため、自社にノウハウが残らない可能性があります。
そのため、外注した経理業務を再度社内でおこなうことは難しくなるでしょう。
外注先の企業がどのように業務を遂行しているのか業務内容を聞き、詳細を理解しておくのも一つの打開策です。 また外注先に委託することは社外での作業であるため、緊急を要する事象には対応ができない可能性があります。
このような場合にどう対応するか委託会社と事前に相談し、対応策を決めておく必要があるでしょう。 さらに外部に情報を渡すということは、情報漏えいの可能性があることを考慮しなければなりません。 外注先のセキュリティが安全であるかどうか、データの取扱いに細心の注意を払っているかなど、委託する際に確認をしておくとよいでしょう。
経理業務外注のポイント
これまで述べた内容から、経理業務外注のメリットとデメリットをご理解いただけたでしょうか。
では経理業務外注をする際、どのような点にポイントを置けばよいのでしょう？
次に、注意する点を3つ述べることとします。
資料やデータの管理方法
経理業務で発生する資料やデータは自社にとって重要な機密事項なので、どのように管理されているかは重要です。 例えば資料がセキュリティの十分な環境で大切に保管されていたり、取扱者が明確な場合は、資料が外部に持ち出されるといった流出の可能性は低いでしょう。
またセキュリティが最適に稼働しているシステム環境でデータが保管されていれば、安心してデータ管理を任せられます。 委託業者を決める際には情報の管理体制を確認し、信頼できるかどうかの判断をする必要があるでしょう。
専門知識と経験が豊富なスタッフ
外注先の企業に専門知識と経験が豊富なスタッフがいることは、外注先を選択する際に重要になってきます。 それは経営に関わる業務で複雑であり専門性が必須となる業務であるからです。 優秀なスタッフは専門知識と経験、これまでのノウハウを活用し多種多様な状況に対応し、正確かつ効率よく業務を遂行することでしょう。
導入するシステム
どのようなシステムを導入するかは外注する際に重要なポイントになります。
なぜなら導入するシステムによって業務の効率化は変わり、費用にも差が生じるからです。
現在クラウドサービスを活用している企業が増加しています。
これは外注先で入力されたデータを自社で即座に確認ができること、費用が比較的安価でありながら常に最新の状態を維持できるといったメリットによるものです。 システムの開発や最新のシステム導入をおこなっている企業かどうかを見極めることも必要となってくるでしょう 。
経理業務外注の活用方法
これまで述べたメリットとデメリットは、経理業務外注を活用する場合の参考になったでしょうか？
では、外注できる経理業務を最適に活用するにはどうすればいいでしょう？
考えられる３つのパターンをご説明します。
日々の業務で活用
経理業務の日々のルーティンワークである、記帳業務や売上、売掛金などの管理業務、経費精算などを外注してみた場合について述べましょう。
業務量の軽減になり人員の負担が減ります。 そのため経理の人員を資産運用などの財務業務や経営に直結する業務と、生産性をもたらす会社の主力業務に移行することができるでしょう。
トータルして活用
すべての経理業務を外注した場合、業務の可視化が期待できるでしょう。 外注先の企業が、今まで分散していた業務をトータルで管理し正しく数値化することで、経営の問題点や改善点が可視化されます。 今後の経営指標に役立てることも可能でしょう。
ただし、その分費用が高くなる可能性も考えられるため、専任者の自社採用のコスト面などと比較し精査するのがおすすめです。 予算の範囲内で収まるプランなど、費用面についても委託先へ相談し、自社で必要とする業務を精査し外注することも一つの方法でしょう。
繁忙期に活用
年度末の繁忙期に決算業務を外注することで業務量を軽減させるのも一つの活用方法です。
この時期は会社全体が忙しくなる時期で、どこの部署でも人員不足と残業超過に悩まされることでしょう。
しかし決算業務を外注すると、繁忙期に人員の増員をおこなうことも担当者の残業が増加することもありません。 繁忙期における人件費の増加を抑えることができるでしょう。
おすすめ企業
それでは経理業務の外注が可能な、おすすめの 企業を3社ご紹介します。
Mamasan&Company株式会社
Mamasan&Companyは主婦やフリーランスを中心としたクラウドワーカーがチームを組み、BPOサービスを提供している会社です。 経理業務はもちろん、様々な業務のアウトソーシングが可能でしょう。
経験豊富なスタッフが世界最高水準のセキュリティ環境のもと業務を遂行するため、顧客からの信頼は厚いのではないでしょうか。 また総合的なアウトソーシングサービスを展開しているため、経理業務だけでなく、トータルした外注もおすすめできる企業です。
NTTビジネスアソシエ株式会社
バックオフィス業務のフルサポートを実現している企業で、長年にわたり多種多様なNTTグループのサポートをおこなってきた実績と蓄積されたノウハウを保持しています。 そのためどのような業種、業態でも対応可能な外注企業でしょう。 また、コンサルティングから依頼できるので、経営面で不安を抱えている企業にはおすすめできる会社です。
辻・本郷 税理士法人
経理業務だけでなく人事、財務業務もオーダーメイドで外注できる委託業者です。
税理士と会計士が関わり業務を遂行するため、精度の高いサービスが期待できることでしょう。 また税理士法人であるため、顧問税理士としての対応もでき、税務の相談はもちろん顧客の事業発展につながるコンサルティングもおこないます。 事業拡大に伴う経理業務の外注と同時に、顧問税理士の契約をお考えの場合には最適な企業といえるでしょう。
まとめ
ここまで経理の外注についてご説明しましたがいかがでしたか？
外注先の企業は「繁忙期だけ活用する」「トータルで活用する」など顧客に合わせた計画を立て、サービスを提供しているところが大半です。
また経理業務の外注は情報漏えいの可能性を含んでいるため不安をお持ちの企業もあるでしょう。 しかし現在ではどこの外注先企業も安全なセキュリティ環境の構築に労力を注いでいます。
自社の経理業務の現状を把握し、今後の経営戦略を考慮した上で、外注するかどうか検討してみてはいかがでしょう。 経理業務の外注をすることで負担が軽減でき、少しでも生産性のある業務に集中できるようでしたらぜひ活用することをおすすめします。
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