テレワーク導入でパンデミックを乗り切る！確実に導入する方法とは？

2020年3月27日 10:00 カテゴリー : BPO Times

新型コロナウイルスのパンデミックを受け、これ以上の感染拡大を防ぎながら事業を継続させるため、テレワークを導入する企業が増えています。

しかし、特に緊急性を伴う場合は「実施したくてもどうすればよいかわからない」「準備に時間と費用がかかるでのはないか」などと、実行できずにいる企業も少なくありません。

テレワークは感染症対策にも有効な働き方であるとして、政府や各自治体、さらにノウハウを持つ民間企業の導入支援が充実しています。
それらを上手に活用し、これまで導入したことのなかった企業が確実に導入し、効果を得ています。

そこで今回は、パンデミック発生時にテレワークを導入する理由と、導入フローで注意するべきポイントをスピーディに解決し導入を可能にする方法をご紹介します。

パンデミックとは？

パンデミックは、ある感染症が世界中で大規模に流行し、制御不能になっている状態を指します。

WHO（世界保健機関）がパンデミックと宣言すること自体に法的な拘束力はなく、各国に何らかの対策を義務づけるわけではありません。しかし、宣言によってワクチン開発や増産など具体的な施策を促す有用性はあります。

テレワークを導入すべき理由

パンデミック発生時にテレワークを導入するメリットとは何でしょうか。
具体的に見ていきましょう。

感染拡大の防止対策になる

パンデミックが発生すると、他者との接触を避けて感染が拡大することを防がねばならないため、人の移動が制限されます。

働く場所に囚われないテレワークを導入することで、従業員が満員電車などの通勤における感染症の罹患リスクといった不安を和らげることができます。

事業継続性を確保できる

パンデミックという緊急事態に備えるのは、政府だけの役割ではありません。

企業は、中核となる事業を継続させることで損失を最小化させることができるため、従業員の生活を守り、地域の相互・扶助活動などを通して社会貢献に繋げられます。

テレワークによって、企業の事業継続や早期再開の仕組みを整えておくことが重要です。

テレワーク導入フローと注意点

初めてテレワークを導入する上で大切なことは、テレワークの適正な環境を整えることです。ここでは、テレワークをスムーズに導入するために重要なフローと、注意すべき点をご紹介します。

全体方針を決定する

テレワークを導入するに当たっては、まず「テレワークを導入することで、どのような効果を得たいか」という目的を明確にするところから始めます。そしてテレワーク導入を推進する体制を社内で構築し、各部門の業務分析を行った上で、導入に向けて具体的に推進しましょう。

テレワークの導入そのものが目的とならないよう、導入する段階で目的意識を持つことが重要です。

ルールをつくる

テレワークの「対象者」「対象業務」「実施頻度」などを決め、現行の就業規則を基礎としてテレワークによる働き方のルール（勤務規定）を新たに定めます。

まずは現行制度を維持したまま、できるところから試行導入して、少しずつ対象範囲を広げていくのもよいでしょう。

ICT環境をつくる

ICT（情報通信技術）の現状とテレワーク導入の目的に合わせて、ICT関係の環境を整えます。

テレワーク実施者と会社で働いている人が滞りなく業務を進められるよう、労務管理ツールやWeb会議システムなどのコミュニケーションツールを導入して円滑に仕事できる環境を作りましょう。

このとき、テレワーク環境構築のためのコストだけでなく、システム導入に必要な関係部門の業務調整などを確認しておくのが得策です。

セキュリティ対策をする

テレワークでは、従業員が業務に関わる情報をオフィス外で利用します。情報漏えいのリスクから企業の情報資産を守るため、導入に当たりセキュリティの基本方針や行動指針に基づく安全な利用を図ることが求められるのです。

選択したICTに係る環境に合わせて、セキュリティ対策を整えましょう。

【参考】総務省　テレワーク導入手順書

導入支援の活用

テレワーク導入フローに則って環境を構築する上で、新たな情報端末を購入するなどコストが必要になります。
また、いざ稼働し始めたものの、導入システムトラブルや従業員理解の格差など、様々な問題や課題が発生することは珍しくありません。

このような課題点を自社だけで解決しようとせず、公的な導入支援や民間のサポートを活用することがスムーズな導入の実現につながります。
ここでは、導入支援を活用する方法を見ていきましょう。

助成金制度の活用

テレワークを導入する際に想定以上の費用がかかる可能性もありますし、そもそも予算に余裕がない場合は、直ぐに対応できず先延ばしになってしまうケースも少なくありません。

そこで政府は、テレワーク導入に要した費用の一部を助成する制度を設けています。

厚生労働省の「時間外労働等改善助成金（テレワークコース）」や、経済産業省の「IT導入補助金」、各自治体の助成金制度などを活用してテレワーク導入を目指しましょう。

新型コロナウイルス感染症の緊急対策

新型コロナウイルス感染症の対策として、新規でテレワークを導入する中小企業に対する助成金制度が設けられています。

「時間外労働等改善助成金」で特例のコースが設置されたものや、東京都による「事業継続緊急対策（テレワーク）助成金」などがあります。

【参考】
「厚生労働省　新型コロナウイルス感染症に係る時間外労働等改善助成金（テレワークコース、職場意識改善コース）の特例的なコースの申請受付開始について」
「東京都防災ホームページ」

専門家による導入支援の活用

テレワークを導入するまでに、各フローでしておくべきことは多々あります。
一つ一つ、手探りで解決していくことも不可能ではありませんが、場合によっては無駄な時間とコストをかけることになります。

より生産性の高い業務に専念できる環境を効率的に構築するためには、テレワーク導入ノウハウを持った専門家のサポートを受けるとよいでしょう。
まして、今回のように緊急を要する場合には、自社にとって最低限必要な環境の見極めを的確にアドバイスしてもらえるような専門家をパートナーとして選ぶことが重要となります。