1998年に電子帳簿保存法が制定され、追って2005年にはe-文書法が制定されました。その後、幾度も改訂を繰り返しオフィス書類はペーパーレス化へと向かっています。
また、労働人口の減少が進み、今以上に人手が不足していくことが予想されるとともに、コロナウイルス流行の影響によるテレワークの浸透が見られます。これからの時代を乗り越えるためには経理も電子化を進め、システムを変えていく必要があるでしょう。
経理業務のなかでも「経費精算」においてはとても手間となる作業です。現在、この経費精算の手間を効率化させる方法として、「経理BPO」の活用と「経費精算システム」の導入を検討する企業が増えています。経理BPOの活用は、経理の手間を解消し、システムの導入により煩雑な作業の効率化が図れる大きなメリットを持っています。
今後増加する経理BPOと、活用すべき経費精算システムについて紹介しましょう。
毎月煩雑な経理業務。一体どんな仕事がある？
経理とは、会社の資産や出納を管理する重要な仕事であるとともに、常に締日や精算に追われるイメージが伴います。経理業務には、どの様な業務があるのか具体的に見ていきましょう。
■経費精算・計上
社員が使用した経費を、領収書や請求書と突き合わせて、正しく申請されているかを確認して計上します。
■給与計算
社員の勤怠をチェックし、給与を計算して振り込みをします。
■売掛金・売上管理
顧客ごとに売上及び売掛金を管理し、入金があれば消込を行います。
■買掛金・仕入管理
取引先ごとに仕入及び買掛金を管理し、支払を行います。
■請求書発行
上記の情報から、毎月請求書を発行・送信します。
「経費精算」を手間に感じている
経理業務は想像以上に幅広く、なかでも一番手間に感じるまたは時間を要する業務は「経費精算」と言われています。
忙しい経理業務をうまく回していくには、この経費精算業務を始めとする大きな業務を、いかに効率化できるかにかかっているのです。
経理業務を効率化するには？
経理の業務効率化には、すぐに実行できるものから、システムの導入を伴うものなど、いくつか方法があります。具体的な方法について見ていきましょう。
業務フローやルールの整備
経費精算だけでなく経理業務全般に言えることですが、ボトルネックとなっている部署の業務負担を軽減したり、重複している無駄な作業を削減することで、業務フローの改善や業務効率化が可能になります。また、規定を明確にし、従業員に周知させることによって、申請書などの提出物の不備を防ぐことができるため、差し戻し業務の手間を減らすことも期待できるでしょう。
経費精算システムの導入
経費精算システムの導入は、経費精算の効率化に最も効果的な方法と言えます。
株式会社コンカーが行った調査によると、経費精算に要する生涯日数は52日であり社員の多くがその業務に対し負担を感じていると回答しています。
経費精算システムを導入することで、規定に沿わない申請書はその場でシステムが自動的に差し戻すため、申請者はすぐに申請書の訂正ができ、経理担当者の負担も減らすことができます。また、交通費などの旅費の自動計算、クレジットカードや交通系ICカードの利用情報の取り込み、会計ソフトのデータ書き出しなどの様々な機能も、経費精算業務の効率化に役立つでしょう。
【参考】「SAP Concur_サラリーマンの経費精算に関する実態調査」
経理BPOの利用
業務効率化の有効な手段として注目されている経理BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）市場全体の規模は、2014～2020年度は年平均成長率2.2％とも言われています。
BPO企業によっては、経費精算の他にも給与計算や請求書作成、売買掛金の管理や会計ソフトへの入力、さらには経理業務全般のコンサルティングなど、経理業務を丸ごとお任せすることも可能です。BPOを上手に活用することで、専門スタッフによる質の高い安定した業務が期待でき、自社で経理担当者を確保するよりもコストを抑えられる可能性もあります。
【参考】「国内BPO市場は2％成長で20年度に4兆円_日経クロステック」
経費精算システムをおすすめする理由
経理業務を圧迫し手間となる経費精算においては、経理BPOの活用と合わせて「経費精算システム」の導入を行う企業が増加しています。
特におすすめしたいのが、経理BPOと経費精算システムを合わせて導入することです。
煩雑で手間となる経費精算を効率化するための経費精算システム導入について、詳しくみてみましょう。
経費精算システムとはどんなもの？
経費精算システムは、交通費や立て替えた費用の精算業務を効率化するシステムで、申請書の作成から承認までをスムーズに行うことができます。さらに、様々なソフトやシステムと連携させれば、交通費の自動計算や会計ソフトへのデータ出力など記入業務の大幅な自動化が可能です。また、全ての申請業務がオンラインで完結し、パソコンやスマートフォン、タブレットなど端末を選ばずシステムにログインできるため、いつでもどこからでも申請手続きができることも大きな特徴でしょう。
経費精算システムのメリット
経費精算システムの最も大きなメリットは自動化による業務負担の軽減です。クレジットカードや交通系ICカードの利用履歴の読み込み機能や乗換案内ソフトと連携した交通費の自動計算、定期区間の自動控除や仕訳けの自動登録など、記入を自動化する様々な機能は、経理担当者の負担を大きく軽減することができるでしょう。
また、規定に合わない申請や入力ミスなどは、すぐにシステムによって差し戻され、申請者はすぐに修正が可能となり、経理担当者は確認・差し戻しの手間がなくなります。申請が規定に沿ったものになるため、不正の防止や承認者による差異がなくなるため社員の不公平感も抑えることにも期待できます。
経費精算システムのデメリット
デメリットの一つに、社員全員がシステムへ対応することが難しいということが挙げられます。新しいシステム導入し、それを理解し使用するには少なからず時間や労力を使うことは否めません。また、すべての経費精算システムで、同一の機能が使える訳ではないため、自社にとって使いやすいものを精査する必要があります。
さらに、必要とするサービスの内容により、導入・運用においてコストがかかる場合もありるため、事前にしっかりとサービスや機能、料金などを比較し確認を行うのが大切です。
おすすめの経費精算システム
BPO企業のように、経費精算システムにもそれぞれ特徴があります。
自社がどのような経費の計上が多いかを把握し、もっとも適したシステムを導入しましょう。様々な経費精算システムの中から、特におすすめなシステムを3つほどピックアップしご紹介します。
国内トップシェア「楽楽精算」
作業時間80％軽減、経費精算費用65％削減を謳う経費精算に特化したシステムです。
簡単で使いやすいデザインと、暗号化通信・IPアドレスによるアクセス制限など、セキュリティ面での機能は飛びぬけていると言えます。
専任のサポートに相談できるので、安心して導入、使用することができるでしょう。
https://www.rakurakuseisan.jp/
出張・経費管理システムNo.1「コンカー」
コンカーは、世界で5000万人以上が利用する出張・経費管理のシステムです。社員の出張や交通費精算が多い企業におすすめです。
様々な会社のシステムやアプリと連携し、タクシー代や交通費をその場で精算申請することが可能で、交通系ICカードと連携できるのが特徴です。また、多言語・多通貨に対応しているのも大きな魅力と言えます。
バックオフィス全般を効率化「マネーフォワードクラウド」
各種メディアなどにも掲載されている、知名度の高いシステムと言えます。
銀行やクレジットカードの情報を取り込み、自動仕訳で経費計上ができる便利さが特長です。また経費精算の場合でも、レシートの自動読み取りをはじめ面倒な作業は自動化されているので、手入力の手間を徹底して省くよう考えられています。
他社からの乗り換えにも幅広く対応していています。
経理BPOをおすすめする理由
BPOとは「ビジネス・プロセス・アウトソーシング」の略で、業務プロセスの効率化や最適化を目的として業務を外部の企業へ委託することを表します。アウトソーシングと違い、戦略的な側面を含む場合に用いられます。
経理BPOのメリット
経理BPO増加の背景には様々なメリットがあり、そのひとつはコストの削減です。
外部へ委託し、新たな人員を補てんする必要がなくなった場合、人件費や社会保険料のカットが可能になります。そのため、社内の人間が業務を行うより大変なコストダウンに繋がるでしょう。
さらなるメリットとしては、社員への負担軽減です。
締日や決算が近づくと、膨大な業務により残業を要するなど社員の負担が大きくなります。経理や経費精算を外部へ委託してしまえば、その手間のほとんどを解消し負担の軽減が期待できます。
これにより、本来のコア業務に集中することが可能となり、残業が減った分プライベート充実に繋がると言えます。
経理BPOのデメリット
メリットがある反面、経理BPOにおいて少なからずデメリットも存在します。
外部へ業務を委託する場合、他社の人間がお金に関するデータを扱うため情報漏えいのリスクについてやセキュリティ対策など検討する必要があるでしょう。また、作業に対しての認識違いやミスがないとも限りませんので、委託後でも業務についての情報共有やチェック機能の見直しなども必要です。
おすすめの経理BPO企業
経理BPO業者によって、料金プランやサービス内容などの特徴がそれぞれ異なるため、自社の経理業務に最適な委託先を検討しましょう。
Mamasan&Company
国内外のテレワーカーが経理をはじめとする、給与や労務、採用代行・秘書業務・コール業務・システム開発まで多岐にわたる業務を請け負っています。
テレワーク導入支援なども行っているため、手間となる業務の効率化からスタッフコーチングなどトータルサポートが可能な点も魅力です。
枠にとらわれず、業務を組み合わせてまとめてアウトソーシングしたり、予算に合わせてのプランニングも可能な柔軟な企業と言えるでしょう。
グローウィン・パートナーズ
仮払・立替経費承認代行に特化したアウトソーシング会社で、社員の人数が多く経費申請が多い会社におすすめです。
添付証票の確認や申請書の金額及び内容の確認、伝票起票等も行ってくれる上、経費を専門にしているだけあって、チェックの精度も高く安心してお任せできるでしょう。
CasterBIZ
100人に1人の採用枠と宣伝するほど、品質の高さに定評のある企業です。経理の他にも、秘書・翻訳・WEBサイト運用など幅広く対応しています。
導入のためのオンラインセミナーの開催や、毎月の実働時間によって料金プランが決まっているなど、独創的な取り組みが多い企業と言えるでしょう。
まとめ
今まで社員の多い企業にとっては、時間も手間もかかる作業だった経費精算は、経理BPOの活用や経費精算システムを導入することで効率化することが可能になります。
各社の導入事例を見てみると、ひと月に100時間近くも業務時間を短縮できた企業もあり、人手不足の不安をも解消する様々なメリットがあると言えるでしょう。
これから深刻化するであろう労働力不足の時代に備えて、ぜひこの機会に電子化を進め、経理BPOや経費精算システムの導入を検討されてみてはいかがでしょう。
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