年末調整を代行に依頼するメリットを紹介！

2019年7月30日 07:00 カテゴリー : BPO Times

企業にとって年末は給与計算や賞与計算、そして年末調整と多くの業務が集中する繁忙期です。特に、年末調整は申請書のチェック、集計、データ作成など、膨大な時間と労力が必要になることから、年末調整時期は毎年「年末が近づくと、気が重い」と思われる総務担当者も多いのではないでしょうか？

そこで今回は、毎年悩まされる年末調整の書類チェックなど一連の業務を代行依頼することで通常業務に専念でき、担当者の負担をぐっとラクにしてくれる年末調整業務の代行についてご紹介します。

年末調整とその必要性とは

年末前になると、会社から年末調整用の書類を渡され、住所や名前、扶養家族、加入の生命保険など必要なことを記入し提出しているが、年末調整とは実際何をすることなのかをご存じない方も多いのではないでしょうか。

会社から支給される毎月の給料から所得税が差し引かれていますが、この所得税は、源泉所得税額表（月額）に基づいて差し引き、会社は社員から徴収した所得税をまとめて納めています。すると、社員から徴収した所得税総額と源泉所得税表（年額）との差が生じます。
さらに社員個々から適用される「所得控除」や「税額控除」などの情報を収集し、正確な所得税額を算出すると、その正確な所得税額と、概算で給与から差し引いていた所得税額との差額が発生するため、それを調整するのが「年末調整」になります。また、控除によって税金は安くなるのですが、源泉徴収には反映されません。

そこで年末に、その年に本来負担しなければならない正しい所得税を計算し、過不足を算出する必要があるのです。会社が年末調整をすることにより、前年に納付された税金額が過払いの場合は還付され、不足の場合には徴収する工程を踏み納税が完了するわけです。

年末調整のアウトソーシング

総務担当者にとっては、年末の繁忙期に、膨大な作業と時間を必要とする年末調整業務を外部に委託・代行する「年末調整アウトソーシング」が注目を集めています。

年末調整代行業務範囲

アウトソーシングで行う主な業務は以下のようなものになります。

・社員配布用申告書類(印字済み)作成
・社員向け年末調整ガイド提供
・申告書類のチェック、確認事項まとめ
・過不足税額の計算および給与へ反映
・受給者交付用源泉徴収票作成
・源泉徴収票の給与明細封入
・税務署提出用源泉徴収票作成
・法定調書合計表資料作成

アウトソーシング会社によっては、一部業務をオプションとしていたり、委託したい業務のみを選べるオーダーメイド型をとっているところもあります。

年末調整外注のメリット・デメリット

それでは、年末調整業務を外注することによってどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

メリット①：コストの削減

年末調整は申請書の配布・回収やチェック、集計、データ作成など多くの作業が必要になります。これらを給与計算などの通常業務と並行して行うため、膨大な時間がかかってしまうことから、やむを得ず残業で対応する、年末調整業務を行う追加人員を雇用しなければならないといった対応が必要となり、人件費をはじめとするコストが増える要因となります。アウトソーシングにおいても費用はかかりますが委託をすることによって、業務負担がなくなるため追加雇用や残業をする必要がなくなり、人件費を削減することが可能になります。

メリット②：業務負担の軽減

通常業務に加えて、年末調整業務も行うことになるため、総務・経理担当者に業務が集中し、負担が大きくなってしまいます。仕事量が増えることで、仕事のパフォーマンスが下がる恐れがありますし、ミスが発生する可能性も高まってしまいます。アウトソーシングを利用することによって、それらの負担を大幅に軽減し、通常の業務に集中することが可能になります。

メリット③：業務の正確性

自社で対応している場合は法令改正など情報のキャッチアップを漏らしてしまう可能性がありますが、アウトソーシングを請け負う会社はその業務専門のプロが行うため、正確な計算ができるのはもちろんのこと、法令の改正にも随時対応しています。手間が省けるだけでなく、「早く」「正確」に年末調整業務を完了することが可能ということです。

デメリット：2つの不安要素

コスト削減や、業務の軽減など大きなメリットのあるアウトソーシングですが、デメリットがあることも理解しておくことが必要となります。
例えば、外部委託した場合、社内担当者に実務に関するノウハウが蓄積されなくなること、また、依頼する側の会社の規模により、委託する業務内容や代行会社によっては、コストがかかりすぎてしまうケースもあるので十分に精査する必要があるでしょう。

代行活用を検討すべき目安は？

次のような状況に当てはまる場合、アウトソーシングを検討する価値があるといえます。

・従業員数が多く、計算が煩雑
・専門知識を持った担当者がおらず、育てる人的時間的余裕がない
・法改正に対応する人的時間的余裕がない
・給与計算に時間がとられ、必要な業務ができていない
・複数の従業員を専門的に雇っており、多額の人件費が発生している

代行の活用をおすすめしたケース

例えば、会社の規模が従業員数10名を超える企業の場合、業務量は従業員数に比例もしくはそれ以上に増加するため、業務が煩雑になります。
さらに年末調整業務も対応することになると、より業務が煩雑になって、計算ミスなどが起こり、労務リスクや税務リスクといったリスクが発生します。
その結果、通常業務に支障をきたす恐れもあります。

ですので、従業員数を目安とし、また業務の正確性を重要視しミスをするリスクを回避したいと考えるのであれば、専門知識を持った代行会社にアウトソーシングすることをおすすめします。

税理士法違反の注意

年末調整業務のアウトソーシングを検討する際は、税理士法の適用について注意する必要があります。税務書類の作成は税理士にしか認められていません。
当然ながら、年末調整業務を行うことができるのも税理士だけです。
それ以外の者が税理士業務を行うことは法律違反になります。
依頼した企業側にも被害が及ぶこともありますので十分注意が必要です。
また、アウトソーシングする場合は、マイナンバーなどの重要な個人情報を預けることになるため、アウトソーシング先の選定は慎重に行う必要があります。

資料を取り寄せたりホームページを調べたりと、実績などを確認し、信頼できるかどうかをしっかり見極めるようにしましょう。
トラブルを避けるためにも、税理士資格の有無、セキュリティレベルなどをしっかり確認しておくと安心です。

まとめ

年末調整は非常に重要な業務になりますが、業務担当者の負担は決して軽いものではありません。アウトソーシングはそういった負担の大幅な軽減につながりますし、プロが手続きをを行ってくれることにより、ミスなどを心配する必要もありません。年末の繁忙期の業務負担を軽減したいと考えるならば、アウトソーシングを検討することをおすすめします。