採用代行（RPO）という言葉を聞くと、「採用担当が足りないから任せるもの」「応募対応や日程調整を外に出す手段」といったイメージを持たれることが多いのではないでしょうか。
しかし、ママさん総研が在宅ワーク・非同期運用を前提に、実務として採用業務を回してきた中で感じるのは、採用代行の成否は作業量では決まらないということです。
本当に重要なのは、その会社の採用が、どのような構造で設計されているかです。
本記事では、Mamasan&Company が現場で向き合ってきた採用実務をもとに、採用代行を「人手不足対策」ではなく採用構造を立て直すための経営装置として活用する考え方を解説します。
採用代行を「忙しいから任せる」と失敗します
採用代行を検討する企業から、よく聞く理由があります。
・採用担当が兼務で回らない
・応募対応が追いつかない
・面接調整だけでも外に出したい
これらは現場の切実な声です。しかし、この状態のまま採用代行を導入すると、うまくいかないケースが非常に多くなります。理由は明確です。採用がなぜ回らないのかを分解しないまま、作業だけを外に出してしまうからです。
結果として、
・応募者対応のトーンが合わない
・現場への確認が増える
・結局、判断は社内に戻ってくる
という状態になります。
採用代行が機能しない原因は、代行会社の能力不足ではありません。採用業務を構造として捉えられていないことが原因です。
採用業務は作業ではなく判断の連続です
採用業務は「事務作業が多い仕事」と思われがちですが、実務では判断の連続です。
📝どの応募者を次に進めるか
📝どの基準で書類を見ているのか
📝現場にどの情報を渡すのか
これらが曖昧なままでは、採用代行は成立しません。
ママさん総研が関わってきた現場でも、
💡「なぜこの人を落としたのか説明できない」
💡「この人は例外として通した」
💡「担当者によって判断が違う」
といった状態が、採用のボトルネックになっていました。採用代行の本質は、判断と作業を切り分け、作業だけを外に出せる構造をつくることです。
採用フローを可視化しない採用代行は必ず破綻します
採用代行を成立させる前提条件は明確です。採用業務がプロセスとして可視化されていることです。
具体的には、
💡応募〜内定までの流れ
💡誰がどこで判断しているか
💡例外が起きるポイント
💡現場との情報の受け渡し方
これらが言語化・図式化されている必要があります。
実務では、
📝「いつもこうしている」
📝「その都度判断している」
という採用フローが非常に多く、この状態で採用代行を入れると、混乱が生じます。
採用代行の成否は「社内に残す判断」を決められるかで決まります
採用代行で最も重要なのは、「何を外に出すか」ではありません。「何を社内に残すか」を決めることです。
例えば、
✔採用要件の最終定義
✔合否判断の基準
✔現場への説明責任
これらは、外に出すべき仕事ではありません。
正しい採用代行とは、
✔作業は外に
✔判断は内に
という役割分担を、構造として設計することです。
在宅・非同期環境では構造が曖昧な採用は回りません
Mamasan&Companyでは、在宅ワーク・非同期を前提に採用業務を行っています。この環境で強く実感するのは、構造が曖昧な採用業務は必ず止まるということです。
📝口頭前提のすり合わせ
📝判断基準が人依存
📝「後で聞けばいい」という運用
こうした採用は、在宅・非同期・採用代行のどれとも相性がよくありません。逆に言えば、非同期で回る採用構造をつくること自体が、採用代行設計です。
採用代行の本当の成果は「再現できる採用」になることです
正しく設計された採用代行の成果は、応募対応が楽になることではありません。
✔採用判断がブレなくなる
✔引き継ぎが容易になる
✔現場の負担が減る
✔採用の再現性が高まる
これは、採用が「属人業務」から構造化された業務に変わった結果です。採用代行とは、採用を弱くする施策ではありません。採用を強くするための仕組みです。
採用代行を検討する企業が最初にやるべきこと
採用代行を検討する際、最初にやるべきことは代行会社探しではありません。自社の採用業務を構造として見直すことです。
⭕判断基準を言語化する
⭕フローを整理する
⭕例外を洗い出す
⭕非同期前提で設計する
この整理ができたとき、採用代行は経営の武器になります。
採用代行は採用構造を立て直すための経営装置です
採用代行は、単なる外注ではありません。採用構造を再設計するための経営装置です。人手不足の時代だからこそ、「誰が頑張るか」ではなく「どう設計するか」が問われています。ママさん総研では、現場で回してきた実務経験をもとに、止まらない採用・続く採用を支援しています。
