経費精算をもっとラクに！おすすめ会計ソフトと経理BPOサービス

2019年8月29日 07:00 カテゴリー : BPO Times

経理業務には、日常業務、月次業務、年次業務とそれぞれの段階があり、特に請求書の整理や交通費の立替業務は、担当者へとてつもない負担がかかります。
2019年4月から働き方改革法が順次施行され、年5日間の有給休暇消化義務、残業違反の罰金化など、世の中の情勢が大きく変化しています。

しかし変化に順応したくても、担当者の長時間労働が一向に減らず、どうしたらいいのか？悩みを抱えている企業がとても多いようです。

そのような状況からクラウドの会計ソフトを活用し、経理BPOを実施する企業が増えてきています。クラウド会計ソフトは、WEBとの連携機能も充実しており、データ入力も非常に効率的です。
どうしても人間の判断が必要な部分を経理BPOサービスに委託するとさらに手間が改善されます。

ここでは、話題の会計ソフトを経理BPOサービスとセットでご紹介します。

経理を悩ませる経費精算

業務量がとても多い経理業務では、1日、1カ月、1年のサイクルでさまざまな業務が存在します。経理業務のひとつである、「経費精算」は、多くの伝票処理を必要とし、時間と手間を要する業務です。

また、会社の成長とともに人員が増えることで、さまざまな経理業務が増加し大きな負担をもたらすでしょう。

減らない経理業務

働き方改革の施行により、残業のカットや休暇の利用など長時間労働への対策を進めたい一方で、働く人材側へは大きな負荷を与えているのが現状です。
経費精算のボリュームが見えず、定時での帰宅が難しい場合や、業務が間に合っていないにも関わらず、会社方針による残業規制のために管理職が肩代わりをせざるを得ないケースなどが発生している企業も少なくありません。

経費精算の大変さ

経理業務のなかでも、経費精算はとても負荷の高い業務のひとつです。
最終的に経理部門が集約しきちんと集計しなければなりません。
営業活動を行っている会社では日常的に発生するため、伝票の数が多く大きな負担がかかります。各従業員の申告による精算は、金額の間違いや日当などが会社規則の手当と一致しないことも多く、経理担当者がチェックしなければなりません。

お金を取り扱う以上、1円単位で徹底した管理をする必要があります。

担当者の負荷が高い

少ない人員でたくさんの処理を行うことは、担当者の負荷増大のみならず、作業効率の低下による労働時間の増加、集中力の低下からの作業ミス発生など、見えない損失も少なからず発生しています。
しかし、新たに人員を増やしたとしても新人教育などに時間を要し、すぐに解決へつなげることが難しい場合も多く、自社雇用人数の調整などにもなかなか手が回らないのが現実です。

経理BPOサービスをピックアップ

経費精算の効率化のために経理業務をBPOするという選択肢がありますが、経理のBPOについてよく分からないという方も多いのではないでしょうか。
実際にはいろいろなケースがありますが、委託できるサービスについていくつかご紹介します。

経費精算システムによる承認・精算

多くの企業では、紙、電子データなど、ワークフローによる承認作業、申請書や清算書のチェックなど、経理担当者が日々行う業務があります。
承認作業の一時受付としてBPOを活用することにより、経理担当者が余計な判断作業に手を煩わせることがなくなります。

売掛請求書データの作成・発送

売掛の回収は、企業間の取引で発生するお金のやり取りですので、ミスは許されません。しかしながら、規模が大きくなるほど、取引量も増大します。
作成や発送のようなルーチン作業をBPO化することにより、担当者はチェックや得意先との調整などの、より重要な業務に集中できるようになります。

経費データの入力とチェック

月毎に発生する請求書の整理は、締め直近にたくさんの請求書を受領することが多く、一時的に担当者の業務負荷は、大幅に増大します。
しかし、このような業務は、日常で負荷が均一化されているわけではないため、このような場合の一時的なサポートとしてBPOサービスの活用も効果が高いでしょう。

会計ソフトのメリット・デメリット

ここでは、たくさんの企業で導入が進められているクラウド型会計ソフトのメリットとデメリットをご紹介します。

会計ソフトを導入するメリット

クラウド会計ソフトの一番のメリットは、どこでも、誰でも、いつでも、最新の機能が使えることです。
さらにたくさんのWEBサービスと連携しているので、自動入力やAIを活用した費目判断などもサポートされています。
クラウド会計ソフトを活用して、作業を分散したり、入力工数を削減したりすることにより、単純作業を減らし、経理担当者の負担を減らすことができるでしょう。

会計ソフトを導入するデメリット

会計情報がWEB上に流れるため、セキュリティー対策が非常に重要です。特に取引の個人情報や扱う商品などが流出した場合、損害賠償に発展することもしばしばあります。

また、便利な機能が多い反面、情報端末の操作が苦手な担当者には、返って負担が大きくなることもあるでしょう。
とくに、小規模な用途では、逆にコスト増にならないようにする対処も必要です。

まとめ

経理業務には、日常業務、月次業務、年次業務と各フェーズでいろいろな業務がありますが、そのなかでも日常の経費精算の業務は、担当者への負担が非常に大きいものです。2019年4月の働き方改革法の施行により、企業はさまざまな対応を求められていますが、実際には改善が進まず、悩みを抱えている企業が多い現状があります。

対策の一助として、話題のクラウド会計ソフトを使った経費精算の効率化、そして会計ソフトで機械的に対応ができない部分をBPOサービスで補う方法も選択肢のひとつです。会計ソフトもBPOサービス企業も世の中にはたくさん存在しているため、あなたの会社にピッタリのサービスを検討してみてはいかがでしょうか？