2019年4月より働き方改革関連法案が施行され、テレワークを導入する企業が年々増加しています。
雇用にかかるコストダウンや事業存続性の高さから、日に日に社会的な注目度が高まっているテレワークですが、その反面、働き方の独自性から労務管理が難しく導入促進を妨げているケースもあるでしょう。
姿の見えない従業員の労務管理において、就業規則などの社内ルールの整備や、勤務時間の把握、コミュニケーションを取りやすくする工夫など、新たに社内インフラを整備する必要があります。
今回は、企業でテレワークを導入するための具体的な労務管理の方法と、テレワーカーが簡単に操作できて導入もしやすい、おすすめの勤怠管理ツールをご紹介します。
テレワークの種類とは
様々な働き方があるテレワークですが、一般的には「雇用型テレワーク」「自営型テレワーク」と大きく2つに分類されています。
最も導入されているテレワークは、雇用契約に基づく「雇用型テレワーク」の分類にあたり、後述の3種類に分けることができます。
在宅勤務（自宅利用型テレワーク）
雇用されている状態で、出社することなく自宅に居ながら仕事をする働き方です。
育児や介護、身体的事情などのために通勤が困難な状況にあるケースなどで活用される傾向があり、仕事と家庭生活の両立に資する働き方として注目されています。
近年災害や感染症の流行などによって、企業のBCP（事業継続計画）への注目が高まっており、出社ができないような緊急時にも事業継続ができる在宅勤務が、改めて見直されています。
また、交通混雑回避によって経済面や環境面にも効果が波及することから、社会的にも注目されている働き方です。
モバイルワーク
パソコンやスマートフォンなどを利用し、社外で仕事をする働き方です。
主に営業職などの外勤で取り入れられており、オフィスに留まることなく仕事を進めることができます。移動中などでも作業を行うことができるため、業務の効率化を図ることができる働き方です。
サテライトオフィス勤務（施設利用型テレワーク）
サテライトオフィスやテレワークセンターなど、勤務先以外に設けられたスペースで働く方法で、通勤時間の短縮や労働者の確保、災害時のリスクヘッジの効果も期待されています。
サテライトオフィスは企業専用のものだけではなく、数社でスペースを共有するケースや、駅の構内に小規模のサテライトブースが設置されるなど多様な展開がされ、種類と共にその数も増えつつあります。
どのような働き方の場合に労務管理が必要になるのか
労務管理は労働基準法、最低賃金法、労働安全衛生法、労働者災害補償保険法などの労働基準関連法令が適用されます。
各種法律の遵守が必要なため、判断基準を明確にするためにもあらかじめ運用ルール決めが必要となります。
実情を判断するに当たっては個別具体的に慎重な判断が必要となるため、「労働者」の対象となるケースについて紹介します。
明確な指揮命令系統がある
指揮命令系統とは、誰が誰に対して責任を負っているのかを明確にするものです。
通常は雇用主の指揮・監督下の時間が労働時間に当てはまります。
明確な拘束時間がある
労働者が使用者に労務を提供し、使用者の指揮命令に服している時間のことで、拘束されていることが明確かどうかが基準になります。
手持ち時間、休憩時間などの判断が難しい部分においてはあらかじめ明確な運用ルール決めが必須といえます。
勤務時間管理が可能
各日の始業・終業時刻などの勤務時間の管理が可能であることも、労働者としての基準のひとつです。
特にテレワークの場合、通勤時間が短縮されることもあり、業務可能な時間の幅が変わることが考えられるため、ルール化が求められます。
報酬の計算方法が時間に基づく
勤務した時間に基づいて支払われる場合、または勤務した時間を基準として支払われる場合が当てはまります。成果物に対して支払われる場合などは当てはまりません。
請負・委任的ではない
請負・委任契約に基づく業務は労働基準法の対象外のため、自営型テレワークは基本的に労働者には当てはまりません。
しかし、あくまで実態に則して判断されるため、指揮命令系統や拘束時間などの実態が明確な場合は、書面上請負・委任契約をしていても労働者にあてはまる可能性があります。
テレワーク専用の就業規則は必要？
一般的な就業規則だけではテレワーク独自の事情に当てはまらない、または判断が難しいケースもでてきてしまうでしょう。テレワーク専用の就業規則を設ける必要性について、確認していきましょう。
働き方の根底には信頼関係がある
働いている姿が見えないからこそ、テレワークとしてのお仕事は信用第一で責任を持って行う必要があります。
規則が無い場合、責任をもって業務を行っていても認識のずれが起きてしまう可能性や不安から、行き過ぎた労務管理をしてしまう可能性があります。
指標を明確にすることで、労使がお互いにストレスなく働くことができる環境づくりができるといえるでしょう。
テレワーク専用の勤務管理が必要
テレワークはその性質上、管理者が目視によって勤務時間、勤務実態などの勤務管理を行うことができません。
就業時間の実態管理のみでなく、労働者の心身の変化も気づきにくくフォローがしづらい環境にあります。
働きやすい環境をつくるため、雇用主と労働者との共通認識として、就業規則があればいつでもルールを確認することがきます。
【関連記事】「テレワークの導入で就業規則の見直しを！見直すポイントは？」
テレワーク導入時の労務管理の注意点
テレワークは時間や場所にとらわれないという性質上、その独自の働き方に合わせた労務管理の方法が必要です。
具体的に、どのような部分が勤務管理の難しい部分なのかを見ていきましょう。
時間管理の難しさ
勤務時間出社の場合にはタイムカードなどで勤怠管理ができましたが、姿が見えないテレワークでは労働時間の算出が難しく、管理者が実態を把握しづらい点に注意が必要です。
働く姿が見えないからこそ、在席確認などの状況把握は簡単に行える工夫が必要です。
コミュニケーション不足に陥りやすい
対面で業務が進められない場合、コミュニケーション方法がオフィスに出社する場合と大幅に変わります。
コミュニケーションにおいての情報量が減ることで業務の指示がうまく伝わらない、進歩状況の確認に時間がかかるなどの課題があるといわれています。
コミュニケーション不足を解消するために、画面の向こうに相手がいると実感できるよう工夫することが必要です。
評価体制の難しさ
営業職のように成果を可視化することができる職種を除き、目に見える成果がわかりにくいバックオフィス系の職種では、業務プロセスがみえづらくなり評価の方法を再確認する必要があり、明確な評価基準を作成する必要があります。
テレワークという新しい働き方に合わせた人事評価制度を、改めて作成することが必要でしょう。
テレワーク導入で活用すべき勤怠管理システムのポイント
テレワークの煩雑な勤怠管理を従来通りの管理方法で行うと、細かい部分の確認作業で業務プロセスが増えてしまい、大幅な時間ロスにつながる可能性があります。
この問題を解決するには、正確に管理を行えるクラウドでの勤怠管理ツールを導入し、管理に必要な情報を整理するという方法があります。
数ある勤怠管理システムの中で、どのような機能を選べば良いのか、ポイントを紹介します。
正確な勤務時間記録をつける
最も重要な項目として、勤務時間（始業時刻・終業時刻・休憩）を正確に記録する必要があります。
フレックス勤務や変形労働時間制など多様な働き方への対応や、業務の中断・中抜けの把握についても考慮する必要があります。
自身のパソコンで打刻ができるというだけではなく、最近ではLINEや専用機器を用いた打刻など様々なツールがあります。
操作性の良さ
システムの操作性が悪い場合、様々な操作を億劫に感じてしまい利用しなくなったり、操作ミスが起こる可能性があるでしょう。
誰でも簡単に利用できる操作性の良いシステムを利用することで、余分な手間をかけずスムーズな運用をすることができます。
業務の状況が把握できる
在席中・離席中・移動中などの業務状況が分かると離れた場所で仕事をしていても信用してお仕事ができます。離れた場所に居るからこそ、業務の状況をリアルタイムで把握できると良いでしょう。
人事システムとの連携
常に最新の社員名簿や従業員情報を一元管理できれば、手作業では大変な年末調整などの労務手続きや、Web給与明細の発行も簡単に行うことができます。
会社の実情に合わせて使いやすいシステムを利用すると良いでしょう。
情報セキュリティの高さ
業務を受託した企業による情報漏えいが起きてしまうと、企業としての社会的信用を失う可能性があります。
多くの個人情報を扱う責任があるので、信頼のおけるシステムを選択することが必須条件となるでしょう。ファイアウォールによるサービスの絞込みやパケット監視など、安心して情報のやりとりができるシステムを選ぶ必要があります。
会社に合った勤怠管理ツール導入で管理を楽に
長時間労働の防止や、実際の労働時間の把握を正確に行うことが可能な勤怠管理ツールをご紹介します。
ジョブカン
https://jobcan.ne.jp/
ジョブカンは、勤怠管理に合わせて社会保険や雇用保険の書類を自動化できるなど、様々な労務管理に対応することが可能です。テレワーク導入による各書類の手続きや管理業務の負担を減らすことができます。
人事労務freee
https://www.freee.co.jp/hr/
人事労務freeeは、勤怠管理に合わせて給与計算や年末調整などの人事・労務管理も一元化して管理することができます。
法人限定で、社労士に就業規則をお願いすることもできるので、不慣れな方でも安心して取り組むことができるフォロー体制があります。
Times
https://www.hrsol.jp/product/times
Timesは、英語表示に標準対応しています。海外に数多くの事業所を抱える企業や、外国人の社員が多い企業に向いています。
協定の限度時間を超過しそうな従業員を把握し、アラートの表示や特別条項申請時のメール配信も設定することが可能です。
まとめ
メリットの大きいテレワークを活用するには適切な労務管理の実施が必要であり、テレワーク普及の大前提といえます。
テレワークは時間・場所などにとらわれず柔軟な働き方ができるので、明確にルール化できれば企業にとって優秀な人材を逃さないための切り札と成りえるでしょう。
まずは実情に合った勤怠管理システムを導入して、テレワークをストレスなく活用していきましょう。
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