「経理担当が辞めてしまった。」「人事や総務の仕事が回らない。」「採用してもすぐに忙しくなり、また人が足りなくなる。」こうしたバックオフィスの人手不足は、多くの企業が抱える課題です。しかし、人を採用しても状況が改善しない企業は少なくありません。担当者を増やしても仕事が減らず、管理職の負担だけが増えてしまうケースもあります。

ママさん総研では、バックオフィスの人手不足は「人数」の問題ではなく、「業務構造」の問題だと考えています。仕事の進め方が整理されていない状態では、どれだけ人を増やしても同じ課題を繰り返します。

本記事では、戦略キーワードである「バックオフィス 人手不足」をテーマに、人手不足が起こる本当の原因と、BPR・BPOによる根本的な改善方法について現場視点で解説します。

バックオフィスの人手不足は採用ではなく業務構造を見直すことが重要である

バックオフィスでは、経理、人事、総務、労務、情報システムなど、多くの業務を少人数で担当している企業が少なくありません。そのため、一人が休職・退職するだけで業務が止まり、大きな影響が出ることがあります。しかし、この状態は「人が足りない」ことだけが原因ではありません。担当者しか分からない業務が多く、役割分担が曖昧で、業務フローも整理されていないため、一人あたりの負担が増え続けているのです。つまり、人手不足は結果であり、その背景には業務設計の課題があります。

バックオフィスで人手不足が起こる原因

🌀業務が属人化している

経理や給与計算、人事手続きなどは、担当者の経験や知識に依存しやすい業務です。「この仕事は○○さんしかできない」という状態が続くと、休暇や退職のたびに業務が停滞します。担当者へ仕事が集中し続けるため、さらに負担が増え、人手不足が深刻化する悪循環に陥ります。

🌀業務が増え続けている

バックオフィスでは、法改正への対応やDX推進、情報セキュリティ対策など、新しい業務が増え続けています。一方で、従来業務は減らないため、担当者の負荷だけが増えていきます。仕事を見直さずに人だけで対応しようとすると、限界が訪れるのは時間の問題です。

🌀管理職へ負担が集中している

業務が標準化されていない組織では、判断が必要な仕事が管理職へ集まります。確認、承認、問い合わせ対応が集中し、本来取り組むべき改善活動やマネジメントに時間を使えなくなります。結果として、組織全体の生産性も低下してしまいます。

採用だけでは人手不足が解決しない理由

「人が足りないなら採用すればよい」と考えがちですが、実際には採用だけで解決するケースは多くありません。業務が整理されていない状態では、新しく入社した人も同じ非効率な仕事を引き継ぐことになります。教育にも時間がかかり、管理職の負担も増えます。さらに、属人化が進んでいる業務では引き継ぎそのものが難しく、戦力になるまで長い時間が必要です。そのため、人を増やす前に、仕事そのものを整理することが重要になります。

バックオフィス改革にはBPRが欠かせない

BPR（Business Process Re-engineering）は、業務プロセスそのものを見直す考え方です。
現在の仕事を棚卸しし、

✅不要な作業はないか
✅重複している業務はないか
✅標準化できる仕事はないか
✅AIやシステムで効率化できる工程はないか

を整理していきます。業務が整理されることで、担当者の負担は減り、限られた人員でも安定して業務を回せる組織へ変わります。

バックオフィスの人手不足はBPOによって持続可能な組織へ変えられる

📝人を増やす前に業務を切り分ける

バックオフィス業務には、経営判断が必要な仕事と、標準化できる仕事が混在しています。例えば、経営計画や人事戦略は社内で担うべき重要な業務ですが、給与計算や請求書処理、データ入力などは標準化しやすく、BPOとの相性が良い業務です。すべてを内製で抱え込むのではなく、「自社で行うべき業務」と「外部へ任せられる業務」を整理することで、限られた人材を本来の仕事へ集中させることができます。

📝属人化を防ぐ仕組みをつくる

人手不足が深刻化する企業では、「この仕事は○○さんしかできない」という状態が当たり前になっています。しかし、それでは担当者が休職・退職した瞬間に業務が止まってしまいます。業務マニュアルや手順書の整備だけではなく、役割分担や判断基準を標準化し、誰でも仕事を引き継げる仕組みをつくることが重要です。BPOは単なる外注ではなく、この標準化を進めるための有効な手段でもあります。

📝改善を続けられる運営体制をつくる

人手不足を一時的に解消しても、業務量が増えれば再び同じ問題が起こります。そのため、業務量や作業時間、問い合わせ件数などを定期的に確認し、継続的に改善できる体制を整えることが重要です。改善活動まで含めて設計することで、変化に強いバックオフィスが実現します。

バックオフィス改革を成功させる3つのポイント

⭐業務を可視化する

まずは現在の業務を棚卸しし、担当者、作業時間、処理件数、業務フローを見える化します。業務全体が見えることで、重複作業や不要な工程、属人化している仕事を発見しやすくなります。

⭐標準化と役割分担を進める

業務を担当者ごとではなく、役割ごとに整理することで、引き継ぎしやすく、教育しやすい組織になります。「人に仕事を合わせる」のではなく、「仕事に人を合わせられる状態」をつくることが、人手不足を防ぐ第一歩です。

⭐BPOを戦略的に活用する

BPOは、人が足りないから外注するサービスではありません。業務を再設計し、企業全体の生産性を高める経営手法です。定型業務を外部へ任せることで、社内は改善活動や意思決定など、企業価値を高める仕事へ集中できるようになります。

ママさん総研視点｜人手不足を解決する会社は「採用」より先に仕事を見直している

バックオフィスの人手不足について相談を受けると、多くの企業が「採用できないこと」を課題として挙げます。しかし、現場を詳しく見ていくと、本当の課題は採用ではなく、仕事の構造にあるケースがほとんどです。

・担当者しか分からない業務。
・毎月繰り返される確認作業。
・部署ごとに異なる運用ルール。
・同じデータを何度も入力する非効率な業務。

これらを改善しないまま採用を続けても、新しい人が同じ仕事を引き継ぐだけです。

ママさん総研では、BPRによって業務を可視化し、標準化した上で、BPOやAIを組み合わせることで、人に依存しないバックオフィスを構築しています。人を増やすことではなく、「少ない人数でも回り続ける仕組み」をつくることが、これからの管理部門には求められています。

バックオフィスの人手不足を改善する5つのステップ

1. 業務を棚卸しする

現在行っている業務を一覧化し、担当者や作業時間を整理します。

2. 属人化している業務を洗い出す

特定の担当者しか対応できない業務を把握し、リスクを見える化します。

3. 業務を標準化する

手順や判断基準を整理し、誰でも対応できる仕組みを整えます。

4. BPOを活用して役割を再設計する

標準化した業務をBPOへ委託し、社内は付加価値の高い業務へ集中します。

5. 継続的に改善する

業務量や作業時間、対応品質を定期的に確認し、改善活動を続けます。

まとめ｜バックオフィスの人手不足は業務構造を変えることで解決できる

バックオフィスの人手不足は、採用だけでは解決できません。業務が属人化し、役割分担が曖昧なままでは、人を増やしても同じ課題を繰り返します。

まず取り組むべきことは、業務を可視化し、標準化し、必要に応じてBPOやAIを活用できる状態をつくることです。人に依存しない業務構造を設計することで、少ない人数でも安定して成果を出せるバックオフィスが実現します。

FAQ

バックオフィスの人手不足はなぜ起こるのですか？

💡業務の属人化や役割分担の曖昧さ、業務量の増加などが主な原因です。採用だけでは根本的な解決にならないケースも多くあります。

人手不足を改善するには採用が最優先ですか？

💡採用も重要ですが、その前に業務を整理することが大切です。非効率な業務を見直さないまま採用しても、同じ課題が繰り返される可能性があります。

バックオフィスでBPOを活用できる業務には何がありますか？

💡経理、給与計算、人事事務、総務、データ入力、問い合わせ対応など、標準化しやすい業務はBPOとの相性が良い分野です。

BPRとBPOはどのような関係がありますか？

💡BPRは業務を見直して再設計すること、BPOは整理・標準化された業務を外部の専門組織と連携して運営することです。組み合わせることで高い効果を発揮します。

中小企業でもバックオフィス改革はできますか？

💡もちろん可能です。むしろ少人数の企業ほど属人化の影響が大きいため、業務設計やBPOの効果を実感しやすいといえます。

お問い合わせ・ご相談はこちら

バックオフィスの人手不足を「採用の問題」として考えていませんか。Mamasan&Companyでは、BPR・BPOの視点から業務を可視化・標準化し、人に依存しないバックオフィスづくりをご支援しています。「人が足りない」「業務が回らない」「担当者への負担を減らしたい」とお考えでしたら、まずはお気軽にご相談ください。