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中小企業支援は業務を代わりに行うことではなく、自社で改善を続けられる仕組みをつくることです
中小企業支援の目的は、外部の人が業務を代わりに行い続けることではありません。自社の業務を可視化し、役割や判断基準を整理し、支援を活用しながら自社で改善を続けられる仕組みをつくることです。人手不足に見えて、実際には属人化や判断集中、情報分散が重なっていることがあります。個別の問題にその場しのぎで対応す …
仕事の悩みは個人の頑張りではなく、悩みが生まれる仕事構造を見直すと解決できます
仕事の悩みを解決するには、困っている人に努力を求めるだけでは不十分です。業務の流れ、役割、判断基準、情報の置き場所を見直し、悩みが繰り返し生まれない仕事構造をつくることが重要です。 「仕事が終わらない」「確認が多い」「担当者によって進め方が違う」「引き継ぎができない」といった悩みは、個人の能力だけが …
顧客対応の効率化は返信を速くすることではなく、業務の流れと情報を整えることです
顧客対応の効率化は、返信を速くすることだけではありません。問い合わせの受付から回答、記録、引き継ぎまでの流れを可視化し、必要な情報と判断基準を整えることが重要です。顧客対応に時間がかかる原因は、担当者の処理能力だけとは限りません。同じ情報を複数の帳票へ入力する、回答のたびに確認を依頼する、過去の対応 …
採用後の定着は人柄ではなく、安心して働ける組織の仕組みで決まります
採用後の定着は、採用した人の人柄や意欲だけで決まるものではありません。業務の目的、役割、判断基準、相談先が見え、安心して仕事を進められる組織の仕組みがあるかどうかが重要です。 採用しても早期に離職する、業務を覚えるまでに時間がかかる、質問が特定の人に集中するといった課題は、本人の適性だけが原因とは限 …
テレワークの運用はルール作りではなく、成果が見える仕事構造から始めます
テレワークの運用を安定させるには、在席確認や連絡ルールを増やすだけでは不十分です。業務の目的、担当、期限、成果物、判断基準を見える状態にし、働く場所にかかわらず成果を確認できる仕事構造をつくる必要があります。 テレワークで起きる「進捗が見えない」「情報共有が滞る」「評価しづらい」といった問題は、働く …
DX推進が止まる原因は担当者不足ではなく、意思決定の構造にあります
DX推進を任されたものの、担当者が各部署への確認や調整に追われ、プロジェクトが進まない。この状態は、担当者が足りないというより、DXに関する意思決定の構造が設計されていないことが原因かもしれません。 DXはシステムを導入すれば完了するものではありません。業務を可視化し、標準化し、必要な箇所を自動化す …
BPOを「丸投げ」で終わらせない運用設計とは｜委託先と成果を共有する仕組みのつくり方
BPOを導入したのに、委託先への指示や確認が減らない。質問への回答や差し戻しに追われ、「これなら自社で対応したほうが早い」と感じてしまう。こうした状態は、BPOそのものではなく、委託前の業務設計に原因がある場合があります。BPOを「丸投げ」で終わらせないために必要なのは、コミュニケーションの量を増や …
総務の業務効率化はツール導入より、業務の整理から始まります
総務の業務効率化は、ツールを導入することから始まりません。定型業務と突発業務を整理し、仕事が総務へ入ってくる入口や、業務の流れ、判断基準を整えることが出発点です。 総務には、備品管理、社内申請、施設・契約管理、問い合わせ対応など、繰り返し発生する業務があります。一方で、問い合わせや設備トラブルなどの …
BPRの進め方とは？業務の可視化から改善の優先順位を決める7つのステップ
BPRの進め方で最初に行うべきことは、現状の業務を可視化することです。いきなりシステムを導入したり、担当者の作業を減らしたりするのではなく、業務がどのように流れ、どこで判断が発生し、どこに手戻りや待ち時間があるのかを整理します。 BPRは、業務の一部を効率化するだけの取り組みではありません。事業に必 …